Oslo kommune <Virksomhet> <Avdeling>

Styringsdokument

<Mal for små prosjekter v090 – Legg inn prosjektnavnet her>

<Sett inn et bilde som illustrerer investeringen>

Dato: xx.xx.xxxx

Versjon: x.x.x

Forord til malen

Innledningsvis noen ord til deg som har fått i oppgave å utarbeide et styringsdokument for små prosjekter:

Denne malen skal være et hjelpemiddel. Malen må leses sammen med Veilederens vedlegg 2: Styrende dokumentasjon for små prosjekter.

Nedenfor gis en oversikt hva som minimum forventes å inngå i styringsdokumentasjon for mindre prosjekter. Kravene som gis er sektorovergripende, og etaten/foretaket må selv vurdere behov for ytterligere dokumentasjon. Er det krav nedenfor som ikke er aktuelle for enkeltinvesteringer, skrives dette ut av styrende dokumentasjon.

Som angitt i Vedlegg Styrende dokumentasjon for små prosjekter er dette virksomhetens styringsdokument, og må være tilpasset virksomhetens behov. Disposisjon og layout for styringsdokumentasjonen er opp til virksomhetene å vurdere, men den skal være oversiktlig.

Nedenfor gis derfor styringsdokumentasjonen i tabells form. Det gis ikke utdyping av begreper og bakgrunn; for dette vises til selve veilederen for styringsdokument.

Innholdsfortegnelse

Forord til malen	2

Bakgrunn og Rammebetingelser	4

Rammebetingelser:	4

Prosjektbeskrivelse/ omfang, prosjektavgrensninger og grensesnitt:	4

Mål for investeringen	4

Investeringens mål	4

Resultatmål	4

Krav til løsningen	4

Fremdriftsplan	4

Fremdriftplan	4

De viktigste gjennomføringsrisikoene	4

Økonomi	4

Budsjett	4

Kuttliste	4

Kontraktstrategi	4

Organisering, ansvar og fullmakter	4

Organisering	4

Ansvar for prosjektet	4

Økonomiske fullmakter	4

Administrative rutiner	4

Kvalitetssikring	4

Beslutning	4

Dokumentinformasjon

Dette styringsdokumentet er basert på Malen for små prosjekter, versjon 0.9.0.

<Legg inn evt annen tekst om dokumentet>

Distribusjonsliste:

Enhet / navn	Signatur

Styrende dokumenter

Nr	Dokumentnavn	Dok.id.	Versjon	av dato
S1

Vedlegg

Nr	Dokumentnavn	Dok.id.	Versjon	av dato
V1

Endringshistorikk

Dato	Endringsbeskrivelse	Sign	Versjon

Utarbeidet av:

Enhet / navn	epost	Telefon

Bakgrunn og Rammebetingelser
Rammebetingelser: <Lover og forskrifter som stiller krav til løsningen> <Rammer gitt av Byrådsavdelingen og / eller virksomhetens ledelse> <Andre rammebetingelser> <For utdypninger om rammebetingelser, se kapittel 2.2 i veilederen.>
Prosjektbeskrivelse/ omfang, prosjektavgrensninger og grensesnitt: < Gi en konkret beskrivelse av hva som skal gjøres og i hvilket omfang. evt. supplert med kart og lignende. Der relevant, angi avgrensninger i investeringen. Angi grensesnittene i prosjektet, dvs. hvem investeringen grenser mot og hva grensesnittet består av. For utdypning, se kapittel 2.3 og 2.4 i veilederen.>

Mål for investeringen
Investeringens mål <Knytt investeringen til virksomhetens virksomhetsplan.>
Resultatmål <Prosjektets resultatmål skal angis i prioritert rekkefølge. For utdypning om resultatmål, se kapittel 3.2 i veilederen. > Tid (forventet ferdigstillelse for ordinær drift) Kostnad (forventet kostnad av investeringen i løpende kroner) Kvalitet

Krav til løsningen

<Angi en kortfattet liste over prosjektspesifikke krav til løsning og/eller gjennomføring.

For utdypning om krav, se kapittel 3.4 i veilederen. >

Krav	Må	Bør	For hvert alternativ
Oppfylt	Kommentar
<Konkrete krav som følger av lover og forskrifter>
<Egne krav til løsningen>

Kolonnen for <oppfylt> og <kommentar> fylles først ut i vurderingen av alternativene.

Fremdriftsplan
Fremdriftplan <Angi en Gantt eller liknende for prosjektet, med hovedaktiviteter, avhengigheter og sentrale milepæler. For utdypning, se kapittel 4.3 i veilederen.>
De viktigste gjennomføringsrisikoene <Gi en kortfattet oversikt over de viktigste gjennomføringsrisikoene i prosjektet, knyttet til fremdriftsplanen. For utdypning, se kapittel 4.4 i veilederen. Vi tilrår å bruke kommunens excelbaserte risikostyringsverktøy: http://byradsavdeling-for-finans.oslo.kommune.no/virksomhetsstyring/risikostyring_og_internkontroll/>

Økonomi
Budsjett <Angi et investeringsbudsjett, som inneholder alle relevante kostnader som inngår i investeringen. Angi sentrale forutsetninger for kalkylen og spesifiser om noe er utelatt. Angi kalkylen på et tilstrekkelig nivå til at det kan vurderes både kompletthet og realisme i anslag. Det stilles ikke krav til kvantitative usikkerhetsanalyser for mindre prosjekter, men det skal angis forventet kostnad for investeringen (ikke kun grunnkalkylen). Dette tilsier at det må settes av en risikoavsetning (forventet tillegg) i investeringsbudsjettet. For utdypning, kapittel 5 i veilederen.> Kalkylen bygger på følgende forutsetninger: Under vises prosjektet budsjett: Budsjett 201x 201x 201x 201x Sum Budsjettpost 1 Budsjettpost 2 Budsjettpost 3 Budsjettpost 4 Budsjettpost n Sum Budsjett Usikkerhetsavsetning Hele posten plasserer i sluttsummen Budsjett med usikkerhetsavsetning
Kuttliste <Der mulig, angi kutt som prosjektleder kan iverksette. For utdypning, se 5.4 i veilederen. > Det vil være mulig å foreta følgende kutt i prosjektets leveranser;

Kontraktstrategi
<Angi hvilke kontrakts- og entreprisetyper og anskaffelsesprosedyre som vil anvendes for prosjektet. For utdypning, se kapittel 6.2 i veilederen. >

Organisering, ansvar og fullmakter
<For utdypning av punktene i dette kapitlet, se kapittel 6.3 i veilederen.>
Organisering Under vises prosjektets organisasjonskart: <Angi organiseringen i prosjektet, med navn og rolle i prosjektet. Organisasjonskartet går opp til virksomhetsleder. Tegn organisasjonskartet. >
Ansvar for prosjektet Under beskrives av ansvar i styringslinjen for prosjektet: <Angi kortfattet ansvar iht. prosjektets organisasjonsstruktur, herunder spesielt fullmakter til å fastsette og endre prosjektets omfang og resultatmål. >
Økonomiske fullmakter < Angi hvordan de økonomiske fullmaktene i prosjektet er fordelt på de relevante rollene i organisasjonskartet. Fullmaktene beskrives opp til den som besitter evt. reserver/ usikkerhetsavsetninger.>
Administrative rutiner <Vis til virksomhetens prosjekthåndbok for de administrative rutinene. >

Kvalitetssikring
<Skriftlig tilbakemelding på den kvalitetssikringen som er gjennomført> <Signatur av den som har gjennomført kvalitetssikringen>

Beslutning - <bare dersom dette ikke ligger i prosjektstyringssystemet>
<Dokumenter beslutningen om videre planlegging, anbudsutlysning og gjennomføring? Når ble beslutningen fattet? Hvem tok beslutningen?> <Signatur av den som tok beslutningen>