Kontraktsoppfølging

Sist oppdatert: 24.03.2023

Kontraktsoppfølging kan deles opp i tre faser: Implementering, Oppfølging og Avslutning. Nedenfor følger kort hva som ligger i de ulike fasene og hva anskaffende virksomheter i Oslo kommune må vurdere å gjøre for å få til en god kontraktsoppfølging gjennom hele avtaleperioden.

 Fase 1: Implementering – Kontraktsetablering og administrasjon

 Under denne fasen hører følgende aktiviteter til:

  • Eierskap og forankring
  • Plan for implementering
  • Risikoanalyse
  • Informasjon om avtalen
  • Endringskontroll
  • Rutiner for oppfølging

I kontraktsstrategien skal det overordnet planlegges hvordan kontrakten følges opp. Risikoanalysen fra kontraktsstrategien bør revideres for å identifisere fokusområder. Ansvaret for daglig oppfølging må plasseres i organisasjonen. Informasjon om hva avtalen gjelder må ut til brukerne. Det bør også avtales med leverandøren faste møter for oppfølgning, samt på oppstartsmøtet foretas en gjennomgang av avtalen og hvordan den skal virke. Husk referat.

Fase 2: Oppfølging – Leveransehåndtering, avviksbehandling og kontrollaktiviteter

Under denne fasen hører følgende aktiviteter til:

Leveransehåndtering

  • Kontroll av leveransen
  • Mengde
  • Kvalitet
  • Tid
  • Avviksrapportering

Ved hver enkelt bestilling/avrop må det sjekkes at det er levert iht. de avtalte vilkår. Dersom det avdekkes avvik fra dette, må avviket rapporteres til avtaleansvarlig slik at denne kan følge opp overfor leverandøren.

Avviksbehandling

  • Reklamasjoner
  • Garantier
  • Omlevering
  • Dagbøter
  • Erstatning
  • Tilbakebetaling

Dersom det er rapportert avvik må avtaleansvarlig reklamere. Kontraktens mekanismer for å sikre partene sine rettigheter er der for å brukes. Ta kontakt med leverandøren og påpek evt. mangler/forsinkelser og avklar standpunkt. Opptre profesjonelt og vær bevisst på aktuelle sanksjoner og konsekvenser.

Kontrollaktiviteter

  • Samfunnsansvar
  • Faktura
  • Rapporter og statistikk
  • Oppfølgingsmøter
  • Internkontroll

I løpet av kontraktsperioden bør det foretas rutinemessige kontroller av at leverandøren oppfyller krav til lønns- og arbeidsvilkår, etikk, samfunnsansvar etc. Det bør jevnlig foretas stikkprøver av fakturaer for å sikre at de merkantile bestemmelsene overholdes. Det er naturlig i de faste oppfølgingsmøtene å be om rapporter/statistikker og evt. få fremlagt dokumentasjon omkring viktige forhold, og ellers dele erfaringer.

Fase 3: Avslutning

 Under denne fasen hører følgende aktiviteter til:

  • Vurdering av opsjonsutløsning
  • Opphør av kontrakt
  • Erfaringsnotat
  • Ny anskaffelse

I god tid før utløpet av en kontrakt må det tas stilling til om en evt. opsjon på forlengelse skal utløses. Dersom dette ikke gjøres vil kontrakten opphøre etter avtalt tidsperiode eller mengdeuttak. For avtaleansvarlig er det viktig at erfaringer fra avtalen blir notert, slik at den kan benyttes som underlag i planleggingen av en evt. ny konkurranse/anskaffelse.