Instruks

Instruks for Oslo kommunes anskaffelser

1. Formål

Formålet med instruksen er å fastsette overordnede krav og føringer til kommunens anskaffelser, tilrettelegge for effektive og ensartede anskaffelsesprosesser, bidra til å forebygge og bekjempe arbeidslivskriminalitet og sosial dumping i kommunens leverandørkjeder, bidra til å støtte opp under grunnleggende menneskerettigheter, anstendige arbeidsforhold og internasjonal humanitærrett, samt hindre miljøødeleggelser og unngå korrupsjon i kommunens leverandørkjeder samt styrke kommunens kontraktsoppfølging.

2. Virkeområde

Denne instruksen gjelder for alle anskaffelser som gjennomføres av virksomheter som er en del av rettssubjektet Oslo kommune.

​
3. Bruk av standardkontrakter og standardkrav

3.1 Virksomhetene plikter å bruke vedtatte standardkontrakter med tilhørende kontraktsformularer eller bilag når de foretar anskaffelser av varer, tjenester eller bygg og anlegg over kr 500 000 på områder som omfattes av en standardkontrakt.

3.2 På områder som ikke er omfattet av vedtatte standardkontrakter, skal virksomhetene bruke Oslomodellen i henhold til instruksens punkt 4, 5, 6 og 7.

 

4. Anvendelsesområde for Oslomodellens seriøsitetskrav

4.1 I bygge-, anleggs- og tjenesteanskaffelser fra kr 100 000 til kr 500 000 skal krav A-E alltid benyttes. Krav F-T skal benyttes ved risiko for arbeidslivskriminalitet og sosial dumping.

4.2 I bygge-, anleggs- og renholdsanskaffelser over kr 500 000 skal krav A-U alltid benyttes. Krav V skal benyttes alltid når vilkårene er oppfylt, jf. punkt 6.

4.3 I tjenesteanskaffelser over kr 500 000 skal krav A-H alltid benyttes. Krav I-T skal benyttes ved risiko for arbeidslivskriminalitet eller sosial dumping. Krav V skal alltid benyttes når vilkårene er oppfylt, jf. punkt 6.

Les mer om seriøsitetskrav her (lenke)

5. Begrensninger i bruk av underleverandører i vertikal kjede

5.1 Ved kunngjøring av bygge-, anleggs- og tjenesteanskaffelser gjelder følgende adgang til bruk av underleverandører, jf. krav H:
a) I anskaffelser der det foreligger risiko for arbeidslivskriminalitet og sosial dumping kan det maksimalt tillates ett ledd underleverandører i vertikal kjede.
b) I anskaffelser der det foreligger høy risiko for arbeidslivskriminalitet eller sosial dumping, kan det nektes bruk av underleverandører dersom det ikke er mulig å redusere risikoen med mindre inngripende tiltak.
c) I anskaffelser der det foreligger lav risiko for arbeidslivskriminalitet og sosial dumping, kan det åpnes for to ledd underleverandører i vertikal kjede. d) Dersom det er nødvendig for å sikre tilstrekkelig konkurranse eller effektiv gjennomføring av kontrakten, kan det i konkurransen åpnes for bruk av flere ledd underleverandører enn det som fremgår ovenfor. Dette må imidlertid ikke skje i større utstrekning enn nødvendig eller det som følger av forskrift om offentlige anskaffelser.

5.2 I kontraktsperioden kan det åpnes for bruk av flere ledd underleverandører enn det som fremgår av kontrakten, dersom det på grunn av uforutsette eller spesielle omstendigheter er nødvendig for å få gjennomført kontrakten. Dette må imidlertid ikke skje i større utstrekning enn nødvendig eller det som følger av forskrift om offentlige anskaffelser.

​6. Krav til bruk av lærlinger

I anskaffelser over statlig terskelverdi for bruk av lærlinger, med varighet over tre måneder og innenfor utførende fagområder med særlig behov for læreplasser, skal det stilles krav til bruk av lærlinger, jf. krav V.

Les mer om krav til lærlinger her (lenke)

7. Oslomodellens krav til aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv

7.1 I alle anskaffelser skal det foretas en vurdering av risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og internasjonal humanitærrett, miljøødeleggelse eller korrupsjon i leverandørkjeden eller andre forhold som tilsier at leverandøren ikke bør benyttes.

7.2 Oslo kommune skal ikke handle med leverandører hvis aktiviteter kan knyttes til alvorlige brudd på grunnleggende menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter eller internasjonal humanitærrett, eller alvorlige miljøødeleggelser eller korrupsjon. Dette omfatter også at kommunen ikke skal handle med leverandører som direkte eller indirekte medvirker til å opprettholde ulovlig okkupasjon.

7.3 Kravsett A, Alminnelige krav til aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv benyttes i anskaffelser av varer, tjenester, bygg og anlegg over kr 500 000, der det er høy risiko, jf. punkt 7.1.

7.4 Kravsett B, Forenklede krav til aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv kan benyttes i anskaffelser av varer, tjenester, bygg og anlegg over kr 500 000, der det er høy risiko, jf. punkt 7.1, istedenfor kravsett A, ved enkeltkjøp av varer, bygge-, anleggsog tjenestekontrakter med en varighet på under 1 år eller når markedsundersøkelse viser at færre enn tre potensielle tilbydere kan oppfylle de alminnelige kravene til aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv (umodent marked).

7.5 Dersom vilkårene for bruk av kravsett B er oppfylt, skal virksomhetene dokumentere vurderingen i kontraktsstrategien eller tilsvarende dokument.

7.6 Virksomhetene kan benytte strengere kvalifikasjons- eller kontraktskrav enn det som er pålagt der dette er hensiktsmessig. Kravene som stilles må være forholdsmessige.

Les mer om aktsomhetsvurderinger her (lenke)

8. Reserverte kontrakter

8.1 Det skal alltid gjennomføres konkurranse om reservert kontrakt ved anskaffelser innen følgende områder: a) Trykking, kopiering og ferdigstilling av grafisk materiell b) Pakking, emballering, konvoluttering og masseutsendelse c) Fruktordninger (fruktabonnement)

8.2 Det skal vurderes om anskaffelsen skal gjennomføres som konkurranse om reservert kontrakt eller om det skal utlyses en ordinær konkurranse innen følgende områder: a) Catering b) Dekkhotell c) Distribusjon/transportoppdrag og fast, rutinemessig transport d) Enkle monteringsoppdrag e) Produksjon av skilt f) Søm/reparasjoner/tekstiltrykk

8.3 Utviklings- og kompetanseetaten skal gjennomføre konkurranse om reserverte kontrakter på de områder som følger av punkt 8.1 og 8.2. Reserverte kontrakter skal inngås som en samkjøpsavtale, og virksomhetene plikter å benytte samkjøpsavtalene. Dersom det ikke er marked for reservert kontrakt, kan Utviklings- og kompetanseetaten gjennomføre anskaffelsen som en ordinær konkurranse i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser.

8.4 Virksomhetene kan inngå egne reserverte kontrakter der det ikke foreligger samkjøpsavtaler.

Les mer om reserverte kontrakter her (lenke)

9. Oppfølging av kontrakter

9.1 Virksomhetene skal iverksette nødvendige tiltak for å styrke oppfølgingen av Oslomodellens seriøsitetskrav og krav til aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv.

9.2 Virksomhetene skal utarbeide rutiner for bruk av sanksjoner som skal følges ved mangelfull kontraktsoppfyllelse fra leverandøren.
 

10. HMSREG

10.1 Virksomhetene skal benytte HMSREG i kontraktsoppfølging for kontrakter der det er stilt krav om bruk av HMS-kort.

10.2 Virksomhetene skal følge opp at mannskapslister blir korrekt fylt ut og oppdatert.

10.3 Virksomhetene skal fortløpende behandle alle hendelser i HMSREG. Alvorlige hendelser skal kommenteres i systemet for å vise hva som er gjort for å lukke hendelsen.

10.4 Virksomhetene skal benytte seg av funksjonaliteten for stedlig kontroll når de foretar kontroller. Det utarbeides en rapport etter kontrollen.

10.5 Utviklings- og kompetanseetaten kan, basert på risikovurderinger, gjennomføre kontroller på alle kommunens oppdragslokasjoner registrert i HMSREG. Aktuell oppdragsgiver skal, så langt det er mulig, informeres på forhånd.

Les mer om HMSREG her (lenke)
 

11. Merking og informasjon

11.1 Virksomhetene skal påse at alle bygge- og anleggsplasser der kommunen er byggherre, er tydelig merket med Oslo kommunes logo.

11.2 Virksomhetene skal oversende informasjonsmateriell til leverandøren. Informasjonsmaterialet skal informere om Oslomodellen, og muligheten til å fagorganisere seg, samt kontaktinformasjon som kan benyttes for å melde fra om uregelmessigheter.

11.3 Utviklings- og kompetanseetaten utarbeider informasjonsmateriell som kan benyttes av virksomhetene.
 

12. Veiledning

12.1 Utviklings- og kompetanseetaten utarbeider og forvalter veiledning til Oslomodellen.
12.2 Virksomhetene skal legge veiledningen til grunn så langt den passer.