Veileder for bruk av interne kommunikasjonskanaler

Lurer du egentlig mest på hvilken kanal du skal bruke?
I guide 2 "Når bør du bruke de ulike kanalene?" finner du oversikten på slide 10 (PDF).

Veilederen støtter Oslo kommunes tre overordnede kommunikasjonsmål:

1. Oslo kommune er én aktør og kommuniser er helhetlig, åpent og profesjonelt
2. Innbyggerne kjenner og har tillit til Oslo kommune
3. Ansatte har tilhørighet til Oslo kommune som arbeidsplass

Veilederens sentrale målgruppe

• Oslo kommunes egne ansatte er viktige representanter for kommunen og en helt sentral målgruppe, ref. Oslo kommunes kommunikasjonsstrategi. Kanalveilederen skal sikre at de som jobber i kommunen får den informasjonen de trenger for å gjøre jobben sin.

Veilederens formål og virkeområde

• Minimere usikkerhet rundt hvilke kanaler som skal brukes når.
• Sikre at alle ansatte kan nå hver andre på en trygg og effektiv måte i og med kommunens offisielle kanaler.
• Sikre at virksomheten kan nå alle sine ansatte med viktig informasjon, for eksempel ved hendelser og beredskap.
• Støtte opp under kunnskapsdeling og læring.
• Minimere overflødig eller dobbel informasjon og kommunikasjon.
• Øke informasjonssikkerheten.

Hvordan skal kommunens interne kanaler brukes?

Oslo kommune har Workplace fra Meta som internkommunikasjonsløsning, og Office 365 fra Microsoft som kontorstøtteløsning.

Workplace er kanalen for å kommunisere internt. Teams er ditt digitale møterom.

KANALENE

Felles intranett er kommunens kanal for å informere ansatte. Den pålitelige kilden for styrende dokumenter og felles statisk informasjon. Her skal ansatte finne brukerveiledninger, retningslinjer, rutiner og prosesser. Eksempler: Lønnstabeller, Oslo kommunes etiske regler, Personalhåndboken.

Virksomhetenes intranett er kommunens kanal for å informere ansatte lokalt i bydeler, etater og foretak. Virksomheten informerer ansatte om det som er spesifikt for egen virksomhet, og som ikke finnes på Felles intranett. Eksempler: Lokale rutiner og prosesser, Lokal bruker støtte, Lokal HR.

Workplace er kommunens kanal for å kommunisere internt, og kanalen for nyheter, hendelser og beredskapsinformasjon. Ledere og ansatte skal kommunisere, engasjere og ha dialog. Informasjon og viktige beskjeder skal nå mange på kort tid, og gjøre deling, samarbeid og kunnskapsdeling effektivt og etterrettelig. Eksempler: Virksomhetens informasjon til sine ansatte, Kunnskapsdeling og dialog om en tjeneste eller et fagområde, Kommunikasjon innad i seksjon eller team.

Workplace Chat er kommunens kanal for å kommunisere en-til-en, eller flere samtidig i gruppechat. Hver medarbeider kan søke opp og nå en hvilken som helst medarbeider i Oslo kommune med chat via tekst, telefon eller video. Eksempler: Gruppechat mellom ansatte i en barnehage eller et tverrfaglig team mellom bydel og NAV, Chat mellom leder og medar beider, Ringe kommunens ansatte dersom det ordinære telefonnettet er nede.

Teams er kommunens kanal for møter og videokonferanser med tilhørende møtechatter, og skal brukes til møter som krever god video- og lydkvalitet. Teams er integrert med Outlook-kalenderen, og dokumenter kan vises og deles. Eksempler: Fast møte i team, Webinar, Møte mellom kommunalt ansatte og ekstern deltaker.

Kommunens e-post er kanalen for å nå et mindre antall mottakere. Når tid ikke er kritisk, responsen er begrenset, og uten mye dialog og meningsutveksling. E-post brukes ved henvendelser til IKT, HR og dokumentsenteret /arkiv og dialog med eksterne. Eksempler: Møteinnkallinger med saksbehandlingssystem, Formell informasjon, Henvendelse til NAV.