Publisering på intranett

Innhold
Universell utforming (UU)
Bilder
Video
Samtykke til publisering av bilde og film
Kilder
Fotokreditering
Søk
Lenker
Målinger
Informasjonsarkitektur og-struktur
URL med ord (semantisk URL)

Innhold

Slik skriver du innhold på intranett. 

Universell utforming

1. januar 2021 kom det nye føringer for Universell utforming (UU). Dette beytr at vi blant annet  må ha riktig størrelse på  mellomoverskrifter i artikler.

God tekststruktur er viktig for lesbarheten og for navigering. Dette står sentralt i lovverket om universell utforming. Tekststruktur omfatter bruk av overskrifter, ingress, avsnitt og lister. Mye håndteres teknisk av selve publiseringsløsningen, men du må også selv være oppmerksom på god oppbygning. Innholdet må struktureres med rett kode, og må kunne forstørres uten tap av tekst eller lesbarhet.

Lokal redaktør er ansvarlig for oppfølging av universell utforming.

Overskrifter

Svaksynte som bruker støtteprogrammer for å navigere er avhengige av at mellomoverskriftene H2/H3 er brukt riktig. Fete typer/bold skal du ikke bruke. 

Riktige mellomoverskrifter

• Overskrift 2 (H2)
• Overskrift 3 (H3)

Hovedoverskriften settes automatisk når du fyller inn overskriftsfeltet som er 1 (H1).

Husk at overskriftene skal ligge hierarkisk. Det betyr at "overskrift 2" må alltid komme etter "overskrift 1"(som er hovedoverskriften). Du kan for eksempel ikke legge inn "overskrift 3" etter "overskrift 1".

Lister

Lister kan benyttes for å ramse opp informasjon. Fordelen med lister er at informasjonen blir strukturert både visuelt og i koden, og dermed blir informasjonen lettere å lese og forstå for alle brukere.

Lenker

Det viktigste er at lenker er visuelt identifiserbare, eksempel med understreking av lenketekst eller ikon knyttet til lenken, men gjerne i kombinasjon med farge. I tillegg må lenkens mål fremgå tydelig.

Bilder

Alle bilder skal ha alternativ tekst. Ikke bruk bildefiler med tekstelementer.

Bilder, infografikk, illustrasjoner og filmer skal tilføre en verdi for brukeroppgavene. Vi skal ikke bruke bilder og illustrasjoner som pynt.

Dette er kriteriene for bruk

1. Er det en brukeroppgave å se et bilde eller illustrasjon?

• Jeg lurer på hvor hjertestarterapperatet er plassert.
• Jeg trenger å se prossessen i en sykmelding.

2. Tilfører bildet verdi til innholdet?

• Er det noe vi ikke klarer å forklare tekstlig kan vi vurdere om bruk av illustrasjon vil hjelpe brukerne å få løst oppgaven sin.

Tekst til bilde

Bildeteksten skal være en synlig beskrivelse av bildet i artikkelen. Teksten legges inn i alt-tekst som beskriver bildets motiv. For eksempel:
Tilhører bilde en nyhetsartikkel markeres den med: Navn på personen og hva saken handler om.

Filnavn på bilde
Før et bilde lastes opp i Multimediaarkivet må bildefilen ha et forklarende navn. Bilder med navn som for eksempel "IMG_1234.JPG" gir ingen mening for søkemotorer eller lesere. Er det for eksempel en person på bildet skal det merkes med enten navn eller tema, måned og dato. Når bilde lastes inn i Multimediaarkivet i Corepublish skal bilde markeres med det samme navnet som bildefilen.

Bilder finner du i Oslo kommunes mediebank
Har du spørsmål eller vil ha litt mer informasjon om mediebanken, meld deg inn i Workplace-gruppa: SAM/Mediebank

Video

Det er ikke støtte for å laste opp videofiler i Core Publish-løsningen. Video må dermed lenkes via Youtube, Vimeo eller Workplace. 

Samtykke til publisering av bilder og film

Dersom du skal publisere bilder må du ha samtykke fra den eller de som er avbildet.  

Når du ber om samtykke må du forsikre deg om at den som spørres kjenner til kanalen (ene) der hvor det skal publiseres og forstår hva publiseringen innebærer.

Samtykke skal innhentes skriftlig i form av at et samtykkeskjema (papir eller elektronisk). Personen som samtykker kan alltid trekke samtykke tilbake. (kilde: Datatilsynet). 

På Datatilsynets nettsider kan du lese mer om bilder av ansatte på intra- og internett.  

Virksomhetene er faglig og juridisk ansvarlig for bilder som publiseres og deles internt i Oslo kommune.

Situasjonsbilder

Situasjonsbilder er bilder der aktiviteten eller hendelsen på bildet er det egentlige motivet. Akkurat hvem som er med på bildet er da mindre viktig enn hovedinnholdet. Slike bilder kan gjengis offentlig uten samtykke fra de som er avbildet såfremt bildet gjengir forsamlinger eller hendelser som har allmenn interesse.

Eksempler på dette kan være en gruppe mennesker på konsert, idrettsarrangement eller 17. mai-tog.

MEN: Situasjonsbilder av sårbare grupper er potensielt ulovlig å publisere. Sårbare grupper er for eksempel beboere på alders- eller sykehjem, demente, psykisk utviklingshemmede og pasienter. Eksempel på situasjonsbilder som ikke skal publiseres er beboere fra en rusinstitusjon som spiller fotball.

Bilder av barn

Du skal være ekstra varsom med å dele og publisere bilder av barn. For barn under 15 år må foresatte godkjenne alle bilder der barnet kan gjenkjennes. Ansatte ved skole, barnehage og fritidsaktiviteter må alltid innhente samtykke fra foresatte før bilde tas. 

På Utdanningsetatens intranett kan du lese mer om bilder og video av barn på skolen.

Les mer om barn og bilder på Datatilsynets sider.

Kilder

Tekst som kopieres direkte fra for eksempel et nettsted skal vise til kilden der den blir hentet i henhold til åndsverksloven, (kilde: lovdata)

 Eksempel
«Oslo kommune skal etterspørre varer og tjenester som er produsert på en samfunnsansvarlig måte». (Kilde: Oslo kommune.no)

Bilder som tilhører andre

1. Bruker du andres bilder må du ha tillatelse fra fotografen til å bruke bilde. Husk å kreditere bilde.
2. Ikke last ned bilder uten at du har kjøpt eller fått tillatelse.
3. Kjøper du bilder bør du inngå skriftlig avtale som sikrer deg retten til å bruke bilder fritt og uten tidsbegrensning. Bilder som du laster ned gratis fra bildebanker kan kreve fotokreditering. Husk derfor alltid å sjekke bildene siden det er ulike regler for å bruke de.

Fotokreditering

Bilder skal krediteres ifølge åndsverkloven, også på intranettet. Kreditering skal alltid oppgis enten på eller i nærheten av bilde.

• «Foto: Rune Kristiansen» (Rune Kristiansen er ekstern fotograf)
• «Foto: Oslo kommune/Scanpix» (Oslo kommune har leid Scanpix til å ta bildet)
• «Foto: Scanpix» (Oslo kommune har kjøpt rettigheter til å bruke et bilde fra Scanpix)
• «Foto: Oslo kommune» (En ansatt i Oslo kommune har tatt bildet i arbeidstid/arbeidssituasjon)

Søk

Mange brukere kommer inn på sidene via søk og ikke via forsiden. For å få best søkeresultater bør du

• inkludere søkeord i overskriften.
• gode titler bør inneholde hvem, hva, hvor, når og hvordan/hvorfor.
• variasjoner og synonymer for søkeordet bør brukes i mer enn en av undertitlene.
• for å lage en god overskrift, finn ut hvilke søkefraser målgruppen bruker for å finne innholdet ditt.
• ved å bruke de rette søkeordene er det større sannsynlighet for at ansatte som søker innholdet vil klikke.
• bruke språklig/semantisk URL som samsvarer med sidens innhold og navn.
• gi filer logiske navn som gir mening i et søkeresultat.

Søkeløsningen på intranett er basert på søkemotoren Elasticsearch. Kort om søket

• relevans og vekting er viktige egenskaper. Høy vekting betyr at informasjonen kommer høyt oppe i søkeresultatet.
• tittel vektes høyt, samt forekomster av søkeord i teksten.
• publiseringsdato påvirker også vektingen, men ikke like høyt som for eksempel at søkeordet ligger i tittelen.

Når det gjelder søkeindeksering av dokumentfiler med tekstlig innhold, så vil filer som lenkes til artikler blir indeksert. Andre filer blir ikke indeksert.

Ansattsøk

Ansattsøket er et uttrekk fra Person- og ressurskatalogen (PRK) som finner ansatte  gjennom et enkelt oppslag i katalogen. Ansattsøket viser samme resultat som i søk inne i selve katalogen. Ved søk fra www.oslo.kommune.no vil det tas det hensyn til om den ansatte har reservert seg mot å vises i slike søk i offentligheten.

Lenker

Det er  mange ulike lenker som fillenker, bildelenker, telefonlenker, e-postlenker. I tillegg kan det lenkes til ankere et annet sted i en artikkel. Lenker skal åpne seg i samme fane/vindu. Dette er god praksis og i henhold til universell utforming. 
I de tilfellene der et fagsystem alltid vil gjøre det umulig å klikke seg tilbake, er beste praksis å la lenkene åpnes i ny fane/nytt vindu. Dette kan enkelt gjøres ved å sette "Nytt vindu"/target_blank på lenken.

Husk korte, beskrivende lenketekster. Alle lenker skal ha en lenketekst som uavhengig av kontekst gir informasjon om formålet med lenken.

• Slik:  Les mer om lenking i designguiden på oslo.kommune.no.
• Ikke slik: Les mer her.

Lenke til dokumenter og e-post

Lenker du til dokumenter er det god praksis å informere om dokumenttypen etter lenken.
Eksempel: Kommunikasjonsstrategi for Oslo kommune (PDF)

Eksempel på lenking til e-post

E-post
intranett@uke.oslo.kommune.no

Ikke Cpub i URL-en

Ved redigering legger CorePublish automatisk til det ekstra parameteret "cpub-" i  URL-feltet etter https://.
Fjern cpub- når du skal lenke til siden.

Måling

Innholdet på intranettet skal kontinuerlig vedlikeholdes for å se at begreper, struktur og innhold er forståelig for brukeren. Beste praksis er å etablere regelmessige rutiner for å måle og analysere nettstedet.

Det er ulike metoder å måle på:

"Fant du det du lette etter?" (Ja og Nei-tilbakemelding)

Dette er et måleverktøy som ligger nederst på alle nettsider. Kommentarer sendes automatisk til redaktør eller andre som er pekt ut til å jobbe med tilbakemeldingene.

Statistikk

I Google Data Studio kan du enkelt hente ut grunnleggende statistikk for din virksomhet.
Lenke til verktøyet Datastudio.

Informasjonsarkitektur og -struktur

Intranettene til Oslo kommune baserer seg på maler som designes og forvaltes sentralt. Informasjonsarkitektur og –struktur kan utformes innenfor mulighetene som ligger i malsettet.

Informasjonsarkitektur

Lokale redaktører har gode muligheter til selv å påvirke og utvikle informasjonsarkitekturen på eget nettsted. Dette gjøres blant annet gjennom:

• venstremeny (hovedmenyen) på startsiden.
• oppbygning av transportsider og antall nivåer av transportsider.
• snarveibrikke nederst på startsiden.
• footer med eventuelle lenker til innhold.

Intranett er til for brukerne

Brukerorientering er et viktig prinsipp i Oslo kommune, det er også en av kommunens verdier. Dette gjelder også intranettet. Det forventes at lokale redaktører jobber aktivt med å identifisere relevante brukerbehov og at informasjonsarkitekturen støtter opp under de behovene ansatte i virksomheten har.

URL med ord (semantisk URL)

Semantisk betyr at URLen inkluderer ord som forklarer hva slags informasjon som er på siden. Semantiske URLer må skrives manuelt.

Når du oppretter en artikkelside eller transportside i publiseringsjprogrammet CorePublish får URLen en «CategoryID» med én gang de er opprettet. Den automatiske lenken som genereres er ikke en semantisk. URL-ene på intranettet skal være semantiske, slik at de er lett forståelige for brukere (ref universell utforming) og søkemotorer. Det gir også en bedre statistikk.

• Ikke-semantisk URL: https://uke.intranett.oslo.kommune.no/category.php?categoryID=83359
   
• Semantisk URL: https://felles.intranett.oslo.kommune.no/kommunikasjon/visuell-identitet/

Mappestruktur – forvaltning av dokumentfiler og bilder

Bilder og dokumenter skal ligge i multimediaarkivet i CorePublish (gjelder dog ikke dokumenter det lenkes til og som forvaltes i et annet dokumenthåndteringssystem). Beste praksis er at strukturen i multimediearkivet speiler innholdsstrukturen på intranettet f.eks. gjennom å opprette en mappe per punkt i hovedmenyen. Det er viktig at dokumenter og bilder lastes opp i riktig mappe. Det er god praksis at filene har navn som sier noe om innholdet og hva slags fil det er.