Roller og ansvar

Hva skal intranettet brukes til?
Om Felles intranett
Om lokale intranett
Roller og ansvar
Ansvarlig redaktør
Nettredaktør
Innholdsprodusenter

Introduksjon

Prinsippene er et oppslagsverk for alle som forvalter og publiserer innhold på intranett. De skal sikre

• samordnet brukeropplevelse på tvers av intranettstedene
• økt brukskvalitet for alle ansatte
• økt tilgjengelighet gjennom klarspråk og universell utforming
• at virksomhetene sparer tid ved å raskt få svar på spørsmål knyttet til innholdsdesign og – forvaltning
• økt kunnskap om hvordan vi best mulig forvalter og formidler innhold på et intranett
• at lovbestemmelser for personvern og sikkerhet blir fulgt
• at lovbestemmelser knyttet til opphavsrett blir fulgt

Prinsippene er for alle som jobber med innhold og publiserer på lokale og felles intranett:

• lokal redaktør
• innholdsforvalter/publisist, for eksempel:
  - kommunikasjonsfolk
  - fagfolk
  - tjenesteeier
  - innholdsdesigner

Hva skal intranettet brukes til?

Intranettet har som mål å gi rask og enkel tilgang til felles informasjon, hjelpe nyansatte i produktivt arbeid, redusere dobbeltarbeid og være en tydelig pålitelig kilde.

Kanalen skal bidra til å nå målene i Oslo kommunes kommunikasjonsstrategi:

1. Oslo kommune er én aktør og kommuniserer helhetlig, åpent og profesjonelt
2. Innbyggerne kjenner og har tillit til Oslo kommune
3. Bidra til at ansatte har tilhørighet til Oslo kommune som arbeidsplass

"Styrke internkommunikasjon" trekkes frem som ett av hovegrepene i kommunikasjonsstrategien.

Om Felles intranett

På Felles intranett finner du overordnet informasjon - som gjelder for alle ansatte uavhengig av virksomhet - samlet på ett sted. Det skal være en tydelig autorativ kilde for ansatte og en god inngang for å finne kommunens styrende dokumenter.

Om lokale intranett

Lokalt intranett er virksomhetenes egne intranett som forsterker den lokale identiteten. Innhold kan være interne lokale rutiner, virksomhetsspesifikke prosesser, verktøy, systemer og nyheter, samt informasjon om virksomhetens mål, strategier og satsinger.

Roller og ansvar

I henhold til Webinstruksen (rundskriv 6/2011) er Byrådslederens kontor (BLK) systemeier for kommunens intranett, også Felles intranett. Kommunens intranettløsning er definert som et fellessystem.

Felles intranett ivaretas av BLK Kommunikasjonsseksjonen (KOM) og Internadministrasjonen (Grafisk og innholdsdesign/GID) i samarbeid. BLK er eier av Oslo kommunes vedtatte kommunikasjonsstrategi (Byrådssak 1091-18).

Redaktøransvaret for intranettet er fordelt på tre roller:

• Byrådslederens kontor (BLK)
• ansvarlig redaktør (direktør i virksomheten)
• lokale redaktører (som regel kommunikasjonsrådgiver i virksomheten)

Det er viktig at de ansvarlige og lokale redaktørene setter seg inn i sitt ansvarsområde.

Rollebeskrivelse under er hentet fra Webinstruksen (rundskriv 6/2011):

Ansvarlig redaktør

Plassering

• BLK er ansvarlig for aktiviteter og utvikling på konsernnivå og har det overordnede redaksjonsansvaret for Oslo kommunes nettsider. BLK leder og samordner Oslo kommunes totale nettdesign,
  innhold på nett og redaktørfunksjoner, samt sikrer at de til en hver tid gjeldende krav til universell utforming følges.
• Den øverste leder i den enkelte virksomhet er ansvarlig redaktør for virksomhetens nettsider på inter- og intranett.
• Ansvarlig redaktør skal alltid navngis i kolofonen på virksomhetens nettsider. (Kolofonen er nettsidens nedre felt, der også virksomhetens postmottakadresse skal angis.)

Oppgaver

1. Sikre at virksomhetens nettsted er etablert innenfor kommunens intranett- og internettløsning, og at videreutvikling følger de retningslinjer som til en hver tid gjelder for nettkommunikasjon i Oslo kommune.
2. Sørge for at opprettelse av nye nettsteder knyttet til virksomheten skjer innenfor kommunens intranett- og internettløsning, med mindre særskilte grunner gjør at etablering utenfor systemet er mest hensiktsmessig.
3. Etablere kvalitetssikringsrutiner for vedlikehold og revidering av virksomhetens nettsted.
4.  Ha ansvar for at designet følger de til en hver tid gjeldende maler for Oslo kommunes nettsted og retningslinjer i Designhåndbok for Oslo kommune.
5. Ta overordnede avgjørelser om innhold på virksomhetens nettsted.
6. Utpeke nettredaktør som har fullmakt til å legge ut, endre eller fjerne informasjon på nettsidene.
7. Utpeke øvrige innholdsleverandører og -produsenter til virksomhetens nettsider.
8. Ha ansvar for å utarbeide en nettstrategi for egen virksomhet med utgangspunkt i Oslo kommunes informasjonspolitikk og regelverk for nett.
9. Sikre at virksomhetens lokale redaktør får informasjon om, og opplæring i, de til enhver tid gjeldende verktøy knyttet til nettkommunikasjon og -publisering.
10. Føre kontroll i form av nødvendig rettledning, tilsyn og instrukser overfor redaktør og innholdsleverandører.
11. Sikre at det som publiseres på eget nettsted ikke bryter med norsk lov eller kommunens regelverk for informasjonsteknologi og informasjonssikkerhet. Det skal særlig legges til grunn et generelt forsiktighetsprinsipp for personopplysninger, ref. offentleglova § 7, "Tilgjengeleggjering av dokument pa Internett" samt at det som hovedregel innhentes skriftlig samtykke ved bruk av personopplysninger. Det gjøres også spesielt oppmerksom på gjenbruk av tekst, illustrasjoner, bilder og lignende som ikke er i kommunens eie (opphavsrett).
12. Sørge for at det som publiseres på virksomhetens nettsted er korrekt, oppdatert og etterrettelig.
13. Sikre at all informasjon som legges ut på virksomhetens nettsted er klart formulert, i forståelige setninger og etter gjeldende rettskrivningsregler.

Nettredaktør

Plassering

Den i virksomheten som ansvarlig redaktør har gitt fullmakt til å legge ut, endre eller fjerne informasjon på nettsidene.

Oppgaver

1. Løpende vurdere om det som publiseres på virksomhetens nettsted er i tråd med kommunens og virksomhetens retningslinjer for nett samt kommunens informasjonspolitikk.

2. Koordinere aktiviteter knyttet til innhold, oppdatering og videreutvikling av virksomhetens nettsted.

3. Holde seg oppdatert på gjeldende bestemmelser om nettpublisering i Oslo kommune, særlig de på nettsiden Felles intranett for Oslo kommune.

4. Ha det operative ansvar for virksomhetens nettsider. Dette innebærer blant annet å: 

• sørge for å benytte riktige og de til en hver tid gjeldende maler
• sørge for at nettsidene til enhver tid er oppdaterte og relevante med oppgavefokus for brukeren
• lage hensiktsmessige og brukervennlige navigasjons- og menystrukturer
• være innholdsprodusent i egen virksomhet
• være pådriver for at informasjon legges ut
• vurdere tilrettelegging av informasjon med hensyn til språk og innhold for målgrupper og brukere med særskilte behov
• sørge for at lenker fungerer og at lenketekst gir mening
• fierne døde lenker som gir 404-feil
• sjekke at alternativ bildetekst i artikler er fylt inn
• være innholdstipser til kommunens innbyggerportal
• bruke nettsidene aktivt i forbindelse med større hendelser og kriser som berører virksomheten
• adrninistrere egne nettsider og brukere

Innholdsprodusenter

Plassering

Den/de i virksomheten som ansvarlig redaktør har utpekt til å levere/produsere et bestemt faginnhold til virksomhetens intranettsider.

Oppgaver

Produsere og levere innhold fra sitt fagområde til nettredaktør for publisering, eventuelt publisere selv etter fullmakt fra ansvarlig redaktør. Kvalitetssikre og oppdatere det aktuelle innholdet.