Personvernerklæring for ansatte i Oslo kommune

Formålet
Hva er personopplysninger
Når behandler Oslo kommune personopplysninger om deg?
Hvor lenge oppbevares dine personopplysninger?
Hvordan innhenter vi personopplysninger?
Hvordan sikres dine personopplysninger?
Dine rettigheter
Utlevering av personopplysninger og bruk av databehandlere i Oslo kommune
Avvik
Spørsmål om personvern?

 

Formålet

Formålet med personvernerklæringen er å gi deg som ansatt i Oslo kommune informasjon om hvordan dine personopplysninger behandles. Med behandling menes all bruk av personopplysninger; innsamling, sammenstilling, tilgang, lagring, utlevering mv. Erklæringen vil også beskrive hvorfor dine personopplysninger behandles, samt gi informasjon om dine rettigheter og hvor du kan rette eventuelle spørsmål.

Hva er personopplysninger

Personopplysninger er alle opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Typiske personopplysninger er navn, adresse, telefonnummer, e-post og fødselsnummer.  Særlige kategorier personopplysninger (tidligere kalt sensitive personopplysninger) er personopplysninger om blant annet fagforeningsmedlemskap, helseopplysninger, religion og straffedommer mv. Disse opplysningene krever et særskilt grunnlag for behandling og et spesielt vern under behandlingen.

Når behandler Oslo kommune personopplysninger om deg?

Oslo kommune behandler personopplysninger om deg som ansatt på grunnlag av arbeidsforholdet med kommunen. Dette gjelder opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, kontonummer mv. For å administrere lønn og fravær er det i tillegg nødvendig å behandle opplysninger om stilling, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent og skattekommune. Hjemmelen for dette er personopplysningsloven § 1, jf. personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 b) da behandlingen er nødvendig for å oppfylle arbeidsavtalen din.

Dersom du er medlem i en fagforening og det skal gjennomføres lønnstrekk for fagforeningskontingent, må vi oppbevare opplysninger om dette medlemskapet. Slike opplysninger kommer enten fra deg eller fra den fagforening du er medlem i.

Det kan være nødvendig å behandle helseopplysninger om deg. Dette kan eksempelvis være opplysninger som fremkommer gjennom den sykefraværsoppfølging som vi etter folketrygdloven og arbeidsmiljøloven er forpliktet til å gjennomføre. Opplysningene kan dels komme fra deg, din lege og/eller være resultat av din leders vurdering. Hjemmelen for å behandle personopplysningene er i dette tilfellet personvernforordningen artikkel 9 nr. 2.

De fleste virksomheter i Oslo kommune registrerer opplysninger om inn- og utpasseringer ved bruk av adgangskort, kameraovervåking og opplysninger om tilgangsstyring i IKT-systemene.

Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på våre nettsider.

Hvor lenge oppbevares dine personopplysninger?

Dine personopplysninger oppbevares i utgangspunktet så lenge arbeidsforholdet varer. Kommunen, som arbeidsgiver, må behandle enkelte av personopplysningene dine lengre enn arbeidsforholdets varighet for å ivareta arbeidsrettslige rettigheter og plikter, samt myndighetskrav. I enkelte tilfeller har du imidlertid rett til å få slettet personopplysningene dersom de ikke må oppbevares for nevnte formål. Hjemmelen for dette er personvernforordningen artikkel 17.

Hvordan innhenter vi personopplysninger?

Som beskrevet ovenfor innhenter Oslo kommune i hovedsak personopplysninger fra deg, i forbindelse med ansettelsen av deg.

Oslo kommune innhenter også personopplysninger fra andre kilder:

• Folkeregisteret
• Skatteetaten
• Yrkesspesifikke registre, for eksempel fra Helsepersonellregisteret eller Tilsynsrådets register over advokater og rettshjelpere.
• Fagforeninger, dersom ansatte har meldt inn arbeidssted til fagforeningen.

Hvordan sikres dine personopplysninger?

Oslo kommune har høyt fokus på sikkerhet og sikrer dine personopplysninger gjennom (blant annet) tilgangsstyring, kryptering, sikkerhetskopiering og sporing med mer. Kommunen har regelmessig interne kontroller, samt at eksterne aktører følges opp for å sikre at dine personopplysninger behandles på riktig måte.

Dine rettigheter

Som ansatt har du rett til innsyn i hvilke opplysninger Oslo kommune behandler om deg. Dersom du ønsker innsyn i hvilke personopplysninger kommunen har registrert om deg, kan du kontakte HR-/ personalavdelingen i din virksomhet. Du har også rett til å få uriktige personopplysninger om deg selv rettet av arbeidsgiver.  Dette følger av personvernforordningen artikkel 16 og 17.

Utlevering av personopplysninger og bruk av databehandlere i Oslo kommune

Oslo kommune vil kun utlevere opplysninger til en tredjepart når kommunen har en lovbestemt plikt til det. Dette kan eksempelvis gjelde utlevering til NAV i forbindelse med utbetaling av stønader, til Skatteetaten for å gjennomføre skatteberegning mv. eller til Statistisk sentralbyrå for statistikkformål.

Kommunen benytter seg av eksterne IKT-leverandører (databehandlere) for å levere eller drifte systemer. I disse tilfellene vil ansatte hos IKT-leverandøren kunne ha tilgang til personopplysninger knyttet til ansatte i Oslo kommune. Kommunen har i disse tilfellene inngått databehandleravtaler med leverandørene for å sikre at disse behandler informasjonen i samsvar med kravene i personopplysningsloven.  Hjemmelen for dette er personvernforordningen artikkel 28 nr. 3.

Avvik

Dersom det skulle forekomme et avvik som eksempelvis medfører at opplysningene dine kommer uvedkommende i hende eller på annen måte medfører høy risiko, vil du bli informert om dette. Hjemmelen er personvernforordningen artikkel 34.  Du vil da få informasjon om hva som har skjedd, hvilke konsekvenser det kan ha fått, hvilke tiltak som er iverksatt og kontaktinformasjon til personvernombudet. Dersom det er aktuelt vil Oslo kommune også informere Datatilsynet om avviket.

Spørsmål om personvern?

Oslo kommune har et sentralt personvernombud.  Personvernombudet skal blant annet informere og gi råd til kommunens virksomheter og ansatte om de forpliktelsene kommunen har etter personvernlovgivningen. Dersom du har spørsmål om personvern og behandling av personopplysninger, kan disse rettes til kommunens personvernombud.

Nettside: https://www.oslo.kommune.no/politikk-og-administrasjon/etater-og-foretak/personvernombudet-i-oslo/#gref

Send e-post: personvernombud@oslobystyre.no