OKA - klassifikasjon og bevarings- og kassasjonsplan

Oslo kommunes funksjonsbaserte klassifikasjon med tilhørende bevarings- og kassasjonsbestemmelser, også kalt OKA,  er både kommunens bevarings- og kassasjonsplan og et klassifikasjonssystem for bruk i Noark-baserte systemer slik som Acos Websak. Klassifikasjonen forvaltes av Byarkivet som er kommunens fagorgan for dokumentasjonsforvaltning og arkiv.

Bevarings- og kassasjonsbestemmelsene i OKA er gjeldende for alt materiale i Oslo kommune, uavhengig av system, plattform, format o.l. 
 

Gjeldende versjon av OKA

OKA 4.0 - Revidert klassifikasjon 2022 (XLS)

 

Versjoner med markering av endringer

OKA 4.0 - Revidert klassifikasjon 2022 - med markeringer (XLS)

OKA 4.0 - Revidert klassifikasjon 2022 - oversikt endringer (PDF)

 

Revisjon av OKA

For å sikre at OKA er et hensiktsmessig verktøy som reflekterer kommunens oppgaver vil det være behov for endringer og tilpasninger i klassifikasjonen. Byarkivet har som mål å gjennomføre en årlig revisjon av klassifikasjonen basert på endringsforslag fra virksomhetene. Endringsforslag sendes til Kulturetatens postmottak. 
 

Tidligere publiserte versjoner

OKA 3.0 - Revidert klassifikasjon 2021 (XLS)

OKA 2.0 - Revidert klassifikasjon 2018 - 2021 (XLS)

OKA - Oslo kommunes klassifikasjon 20.04.20 (XLS)

OKA - Oslo kommunes klassifikasjon 17.01.20 (XLS)

 

Oppbygging og struktur

Klassifikasjonen er funksjonsbasert og skal omfatte samtlige av kommunens oppgaver, fordelt på overordnede klasser (PDF) med underordnede funksjoner og oppgaver.

Klassene skiller mellom de ulike hovedfunksjonene Oslo kommune har for egenforvaltning, konsernovergripende oppgaver internt i kommunen, og de ulike fagområdene hvor kommunens virksomheter leverer tjenester til innbyggere og næringsliv.

Under klassene er det lagt inn flere funksjoner innen samme hovedfunksjon, og under funksjonene er det lagt inn mer konkrete oppgaver virksomheten utfører som genererer dokumentasjon.

Hver oppgave har et nummer, en arkivkode, som benyttes ved klassifisering. Oppgavene har også en bevarings- og kassasjonsvurdering som er gjeldende for all dokumentasjon som omfattes av den aktuelle koden.

Bestemmelsene i OKA er bygget på minimumskravet til bevaring av kommunalt arkivmateriale i Riksarkivarens forskrift kapittel 7, og det er vurdert behov for merbevaring og kassasjon i de tilfellene det ikke er krav til bevaring. Reglene har tilbakevirkende kraft og gjelder for alt materiale skapt etter 1950, uavhengig av system, plattform, format o.l.