Om fulltekstpublisering

Når et dokument er tilgjengelig i fulltekstpublisering vil det si at dokumentet er tilgjengelig i sin helhet. Disse dokumentene vil du få tilgang til å lese eller laste ned, og du slipper å søke innsyn. (Kilde: Difi)

Våre dokumenter er tilgjengelige for  journalister og innbyggere via eInnsyn. Les om eInnsyn.

For at dokumentene skal være tilgjengelige må de arkiveres i et sak- og arkivsystem. Eksempler på sak og arkivsystemer i Oslo kommune er: AcosWebsak, DocuLIve, Public 360.

Innholdet i eInnsyn er organisert under to hovedkategorier:

• Politisk behandling

Det betyr at den politiske saksbehandlingen  foregår i kommunene, og innholdet er det samme som lokalpolitikerne bruker i sitt arbeid med å forberede, fremme og beslutte saker i ulike komiteer og utvalg.

• Postjournal

De fleste virksomhetene legger ut postjournal på eInnsyn. Postjournal gjelder både statlig og kommunal forvaltning, og er et register over all arkivført post og korrespondanse i offentlige virksomheter.

Dette publiseres på eInnnsyn

Det er kun offentlig informasjon som kan publiseres på eInnsyn. Det er derfor viktig å tenke igjennom mulighet for sammenstilling av informasjon.

1. Røper sakstittel eller dokumenttittel noe om en person når du ser de i sammenheng med annen informasjon om saken?

Det er viktig å vurdere muligheten for sammenstilling av opplysninger på sak- og journalpostnivå. Hvis en virksomhet sladder navnet på brevet og en annen virksomhet sladder emne på samme brev vil summen være at informasjonen er offentlig. Vi anbefaler at det er navnet som sladdes, eventuelt annen informasjon som kan identifisere personen. 

2. Er det er behov for å ta hensyn til tredjepart?

Hvis henvendelser beskriver tredjepart som naboer eller innbyggere i Oslo på ufordelaktige måter er det ikke sikkert at kommunen skal publisere det, selv om kommunen ikke har hjemmel til å unnta det offentlighet.

Det kan være aktuelt å skjerme innsendere fra seg selv. Hvis de oppgir uforholdsmessig mye informasjon om seg selv for eksempel i forbindelse med å søke tjenester fra kommunen. Dette må den enkelte virksomhet vurdere.

Dette skal ikke publiseres på eInnsyn

Forskrift til offentlighetsloven (§ 7) setter begrensninger på hva som kan tilgjengeliggjøres på internett:

a) opplysninger som er underlagt taushetsplikt
b) opplysninger som det kan gjøres unntak fra innsyn
c) opplysningar som nevnt i personvernforordningen artikkel 9 og 10
d) fødselsnummer, personnummer og nummer med tilsvarende funksjon
e) opplysningar om lønn og godtgjørelse til personer, med unntak av opplysninger om lønn og godtgjørelse til personer i ledende stillinger i det offentlige
f) materiale som en tredjepart har immaterielle rettigheter til

For å ivareta informasjonssikkerheten er det viktig:

• at det gjennomføres risikovurdering i forkant av fulltekstpublisering
• at saksbehandlere vet hvordan de melder brudd på informasjonssikkerhet.
• å etablere gode testrutiner ved endringer i systemet (særlig uttrekk til eInnsyn).
• at ingenting publiseres uten at noen har tatt aktivt stilling til innholdet