Overføring av digitalt arkivmateriale til Byarkivet

Byarkivet er Oslo kommunes arkivdepot for bevaring og tilgjengeliggjøring av eldre arkivmateriale. All aktivitet i tilknytning til materialets opprinnelige formål, såkalt administrativ bruk, er i utgangspunktet virksomhetens ansvar. Når arkivmateriale går ut av administrativ bruk, skal det overføres til Byarkivet. Byarkivet overtar da ansvar for bevaringen av materialet.

Etter avtale mellom virksomheten og Byarkivet, kan materialet overføres til Byarkivet også mens det fortsatt er i administrativ bruk. I slike tilfeller skal arbeid som utføres av Byarkivet knyttet til den administrative bruken kompenseres av virksomheten.

Digitalt skapt arkivmateriale skal med jevne mellomrom periodiseres og overføres til Byarkivet. Byarkivet overtar da ansvaret for bevaringen av materialet. Virksomhetene beholder ved behov en avsluttet kopi, som ikke skal endres, for administrative formål. Alternativt kan Byarkivet etter avtale stille en kopi av materialet til rådighet for virksomhetene, mot kompensasjon for etablering og drift av løsningen.

Overføring av papirarkiv

Det er Byarkivets seksjon for moderne arkiv som har ansvar for mottak av elektronisk arkiv fra virksomhetene i kommunen. Overføring av elektronisk materiale skjer som regel i form av uttrekk fra et fagsystem. Selve produksjonen av uttrekket utføres ofte av ekstern leverandør. Byarkivet gir gjerne råd i forbindelse med dette så ta kontakt med oss tidlig i prosessen. Alle overføringer må være avtalt med Byarkivet på forhånd og skjema for avlevering/deponering av elektronisk arkivmateriale (DOC) må være sendt inn før overlevering kan skje.

Krav til uttrekk og prosess:

Uttrekket skal pakkes i en tar-fil. I tillegg skal det opprettes en infofil i txt- eller xml-format som inneholder informasjon om uttrekket og sjekksum for tarfilen som skal sendes separat på epost til avtalt mottaker på Byarkivet. Uttrekket bør overleveres personlig etter avtale med en ansatt hos Byarkivet.

Når uttrekket er mottatt gjennomgår det kontroll og testing i Byarkivet. Hvis vi oppdager feil eller har spørsmål knyttet til uttrekket går vi i dialog med virksomheten om videre oppfølging og avklaring. Hvis testingen ikke avdekker feil, vil virksomheten motta en bekreftelse på at uttrekket er godkjent.