Periodisering

Arkivmateriale deles som regel inn i perioder for å ha bedre ha oversikt over materialet og få fjernet eldre materiale som ikke er i like hyppig bruk. Hvert periodeskille skal dokumenteres i arkivplanen.

En arkivperiode bør være på minst 4-5 år og følge kalenderåret. Det er også mulig å periodisere fortløpende f.eks. ved avslutning av klientmappen.

Ved spørsmål knyttet til periodisering, ta kontakt med Byarkivet.

Skarpt eller mykt periodeskille?

Arkivet skal periodiseres med skarpt skille ved overgang fra papirarkiv (med eller uten elektronisk journal) til elektronisk arkiv. Det bør også periodiseres med skarpt skille ved innføring av nytt klassifikasjonssystem. Ved innføring av nytt sak-/arkivsystem så anbefaler Byarkivet periodisering med skarpt skille.

I papirarkiv hvor man ikke har en Noark-godkjent journal, må man foreta et skarpt skille. Dette innebærer at alle saker må avsluttes på en bestemt dato. Dersom det eventuelt kommer nye dokumenter i en av de avsluttede sakene må det opprettes ny sak med henvisning til den gamle. Ved innføringen av Noark-4 fikk man forbedret mulighet til å benytte mykt periodeskille. Dette betyr at man har en overlappingsperiode mellom den gamle og nye perioden. I denne overlappingsperioden flyttes saker som fremdeles er aktive inn i ny periode, mens inaktive saker forblir i gammel periode.

Skarpt skille er kronologisk sett veldig ryddig, men mykt skille gir bedre sammenheng i saker og forenkler arbeidet for saksbehandlere og arkivmedarbeidere.

Papirarkiv

I papirbasert arkiv skal arkivmateriale fra perioden skilles ut og settes i bortsettingsarkiv ved en periodisering. Alle saker må avsluttes. Sakarkiv, papirbasert journal, eventuelle registre og kopiboken skal settes i bortsettningsarkivet. Vi anbefaler å ordne arkivene ved bortsetting og utarbeide en kassasjonsliste, samt en liste som fungerer som avleveringsliste ved senere avlevering. Arkivmaterialet skal som hovedregel avleveres til Byarkivet 25-30 år etter en arkivperiode er avsluttet. Byarkivet har utarbeidet en veileder til ordning av arkiv for avlevering som kan brukes også ved ordning til bortsetting.

Elektronisk arkiv

Dersom en virksomhet har fått godkjent en overgang til elektronisk arkiv vil et periodeskille bety at man avslutter perioden i databasen og at denne gjøres søkbar, men det er ikke tilgang til å opprette nye saker i basen eller endre innholdet.