Avvikling av system

Før system avvikles må bevaringsverdig dokumentasjon enten migreres over i nytt system eller overføres til Byarkivets digitale depot. Dette gjelder alle type systemer som behandler dokumentasjon, både sak-/arkivsystemer og andre fagsystemer. For å avgjøre hvorvidt dokumentasjonen er bevaringsverdig se bevarings- og kassasjonsplan. Denne fås ved henvendelse til Byarkivet. 

Etter at det er avgjort hva som er bevaringsverdi kan Byarkivet bistå med å avgjøre hva som skal migreres inn i nytt system og hva som skal overføres til Byarkivet. Hovedregelen er at hvis virksomheten selv har behov for materialet må det migreres. Dokumentasjon som overføres til Byarkivet vil ikke være tilgjengelig for virksomheten, med mindre det avtales særskilt og eventuelt etableres en avtale om opprettelse av innsynsløsning. 

Krav til avvikling ved migrering

Før systemet kan avvikles sendes følgende til Byarkivet for behandling: 

- bevaringsvurdering iht. bevarings- og kassasjonsplan

- dokumentasjon på verifisert migrering av bevaringsverdig materiale  

- egenerklæring på gjennomført migrering

 

Avviklingen kan ikke gjennomføres før Byarkivet har behandlet saken.