KOSTRA

Det er et relativt komplisert system som sammenstiller data av ulik karakter. Det består av data om ressursinnsats i form av regnskapsdata og antall årsverk, og det består av data om omfang og innhold av tjenestene som kommunen leverer. Disse sammenstilles også med data om brukerne som mottar tjenester, og med data om kommunens innbyggere. KOSTRA innebærer forenkling av innrapporteringen fra kommunesektoren til staten blant annet med utgangspunkt i følgende prinsipper:

• dataene skal i størst mulig grad være nyttige for kommunesektoren og staten
• dataene skal bare registreres en gang med sikte på anvendelse flere ganger

Et viktig element i dette er at kommunene får rask tilbakemelding, slik at dataene kan brukes som styringsinformasjon i kommunene, og på den måten erstatte egen intern rapportering. Målet er at mest mulig rapportering til staten fra kommunene og fylkeskommunene skal integreres i KOSTRA.

Regnskapsrapportering

Ansvaret for regnskapsforskriftene for kommuner og fylkeskommuner ligger i Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD). Under departementet finnes det en KOSTRA regnskapsgruppe bestående av representanter fra departementer, regional stat, Statistisk sentralbyrå og KS. Gruppen behandler regnskapsspørsmål og vedtar endringer i kontoplanen for kommuner og fylkeskommuner.

På nettsidene til KMD ligger veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner, og som blant annet inneholder regnskapsforskriftene. Her finnes også spørsmål med svar fra kommuner og fylkeskommuner om tolkning av hvordan ulike typer utgifter skal regnskapsføres.

Regnskapsforskriftene for KOSTRA er bygget opp på en slik måte at det skal være mulig å sammenligne tjenester i ulike kommuner uavhengig av hvordan tjenestene er organisert og uavhengig av i hvilken grad kommunene kjøper tjenester eller produserer dem selv. Funksjonsbegrepet er sentralt i denne sammenheng. I tillegg til veilederen fra KMD, gir også veiledningene til tjenesteskjemaene en del tips om hvilken funksjon en tjeneste hører innunder.

Informasjon om kontoplaner i Oslo kommune finnes på felles intranett for Oslo kommune under ”Styrende dokumenter, avtaler og regelverk/Regnskap/Kontoplaner”. Med bakgrunn i regnskapsforskriftene har Oslo kommune etablert sin egen artskontoplan som er obligatorisk for alle virksomheter. Riktig regnskapsføring av ulike tjenester er avgjørende for at nøkkeltall som Statistisk sentralbyrå produserer og legger ut på KOSTRA fakta-ark, skal ha tilstrekkelig kvalitet. Særlig viktig for Oslo er at bydelene har lik praksis, slik at sammenligninger mellom dem blir pålitelig. Beregningen av en del nøkkeltall forutsetter også riktig artsbruk, blant annet for å skille mellom kommunal egenproduksjon, kjøp og salg i forhold private og til kommunale foretak. Regnskapet rapporteres til SSB i form av et filuttrekk.

Tjenesterapportering

Statistisk sentralbyrå har hovedansvaret for tjenesterapporteringen på statlig plan. SSB er sekretariat for Samordningsrådet for KOSTRA, som er sammensatt av representanter fra aktuelle departementer, andre statlige organer og KS. Under Samordningsrådet finnes arbeidsgrupper for hvert tjenesteområde. Disse har til oppgave å vurdere fjorårets rapportering, indikatorene som publiseres og fremme forslag til endringer for Samordningsrådet. Disse arbeidsgruppene har representanter fra tilsvarende instanser som Samordningsrådet. Oslo kommune har i egenskap av å være en stor kommune med bydeler fått plass i flere av disse arbeidsgruppene i tillegg til representanter fra KS.

Tjenesterapporteringen skjer på 4 nivåer:

• Individ (barnevern, sosialhjelp og introduksjonsordningen, IPLOS)
• Institusjon (barnehager, pleie- og omsorgsinstitusjoner)
• Bydel (årsverk i sosialtjenesten, kommunale boliger, m.m.)
• Kommune/fylkeskommune/bydel (samferdsel, kulturminne, vann/avløp/renovasjon m.m.)

Bydelene rapporterer som kommune innenfor de tjenesteområder de har ansvar for. Oslo kommunes øvrige rapportering sendes inn fra aktuelle byrådsavdelinger/virksomheter med unntak av skjema hvor det er flere bidragsytere. Dette gjelder i særlig grad byomfattende tiltak innenfor tjenesteområder bydelene også har ansvar for.

Fra og med rapporteringsåret 2007 innførte SSB on-line-løsning for rapporteringen. Hver kommune/bydel får sine skjema pre-utfylt for en del sentrale opplysninger. Det ligger derfor ferdige skjema med navn og organisasjonsnummer for pleie og omsorgsinstitusjoner og for barnehager. Organisasjonsnummeret i Enhetsregisteret er en viktig kilde for SSB for å kontrollere at alle skjema er kommet inn.

Bydelene fyller ut sine skjema direkte på nettet. Dersom det oppdages feil, kan kommunene / bydelene hente opp skjemaet on-line og rette feilen. Persondataene består av filuttrekk fra fagsystemene. Skjema med persondata krypteres og sendes til egen adresse hos SSB. 1. november sender SSB instrukser til kommunene om rapporteringen for det aktuelle år, skjema med veiledninger. Dette blir samtidig lagt ut elektronisk på nettet. Frist for innsending er 15. januar for barnehager og individdata. Resten har frist 15. februar, bortsett fra ett skjema om betaling i barnehager som har frist 15. august.

Resultat

15. mars publiserer Statistisk sentralbyrå foreløpige KOSTRA-tall for foregående år. Kommunene blir bedt om å granske sine tall og rette opp feil innen 15. april. 15.juni publiseres reviderte KOSTRA-tall på nettsidene til SSB. Dette er ikke nødvendigvis endelige tall (offisiell statistikk). Oppretting av tall foregår i SSB også etter denne dato.

KOSTRA–modellen har tre ingredienser:

• Demografi
• Regnskapsdata
• Tjenestedata

Ut fra disse beregnes ulike indikatorer for styringsinformasjon.

KOSTRA – nøkkeltall publiseres på 3 nivåer

Nivå 1:    Utvalgte nøkkeltall

Nivå 2:    Detaljerte nøkkeltall

Nivå 3:    Grunnlagsdata til egne sammenstillinger (statistikkbanken)

Nøkkeltallene på fakta-arkene på SSBs nettsider er sortert etter 3 kategorier; prioritering, dekningsgrader og produktivitet. Det har også vært arbeidet med å utvikle indikatorer for målbar kvalitet innenfor de ulike fagområder. Enkelte av nøkkeltallene under de tre katego­riene kan også være indikatorer for kvalitet. Det publiseres et eget fakta-ark for kvalitet.

Det er en del tjenesteområder hvor datainnsamlingen ikke er integrert i KOSTRA. Det finnes særrapportering til staten f.eks. i forbindelse med øremerkede tilskudd. Videre eksisterer det velfungerende fagsystemer på en del områder som det ikke uten videre er hensiktsmessig å integrere i KOSTRA-tjenesterapporteringen. Dette gjelder f.eks. informasjonssystemene for grunnskole og videregående skole. Data fra slike systemer blir hentet opp og brukt i fakta-arkene som SSB produserer.

I tillegg hentes det opp data fra andre sentrale registre, f.eks. befolkningstall, arbeidsledige, uførepensjonerte mv. som brukes til å beskrive behovs­profiler og i produksjonen av nøkkeltall til kommunene. Tjenesterapporteringen fra kommunene til staten og nøkkeltallene som kommer tilbake er derfor langt mer omfattende enn det som framgår av tjenesterapporteringsskjemaene.

Datakvalitet

God kvalitet på KOSTRA-tallene er viktig for at kommunenes ulike virksomheter skal kunne bruke tallene. Det er også viktig fordi staten bruker tallene direkte eller indirekte gjennom forskningsresultater i sin vurdering av kommunenes økonomi og tjenesteproduksjon. Feil kan i verste fall føre til at kommunene taper penger.

Et viktig mål med KOSTRA er at tallene skal være uavhengig av hvordan kommunene er organisert, slik at tallene kan sammenlignes. Reglene for regnskapsføring i KOSTRA er kompliserte. Det er betydelig rom for tolkning og lett å gjøre feil. Det jobbes derfor kontinuerlig med å forbedre tallenes kvalitet, særlig gjelder dette regnskapsføringen.

Det er kommunenes/bydelenes ansvar å levere korrekte tjenestedata. Likevel foretar SSB omfattende kvalitetskontroller. Dette kan dreie seg om sjekking mot Enhetsregisteret at alle institusjonsskjema er levert eller sammenligninger med tall for fjoråret. KOSTRA-ansvarlig i bydelene vil da få forespørsel om tallene virkelig stemmer og ble bedt om å rette eventuelle feil. Kvaliteten på tjenesterapporteringen synes i hovedsak å være tilfredsstillende, men forbedringspotensialet vil alltid være tilstede.