Vikartjenester Renhold

Avtaleperiode

23. januar 2022 – 31. januar 2024, med mulighet for opsjon i 1 + 1 år.

Avtalen omfatter

Formålet med samkjøpsavtalen på vikartjenester er å sikre tilgang til kvalifisert personell ved korttidsfravær, ved avvikling av ferie og ved ekstraordinære situasjoner hvor det er påkrevd å gå inn med flere ressurser enn det kommunen selv har til rådighet på det aktuelle tidspunktet.

Leverandøren skal i avtaleperioden levere vikarer innen området renhold. Som utgangspunkt skal renhold i Oslo kommune utføres i henhold til NS-INSTA 800, dersom ikke annet er avtalt. Vikarer skal i hovedsak gjennomføre daglig renhold. I tillegg må leverandøren kunne levere vikarer innen dette området som har grunnopplæring i NS-INSTA 800 og/eller som har NS-INSTA 800 nivå 3 (eller tilsvarende) kompetanse som arbeidsleder.

Krav til vikaren

Leverandøren skal sørge for at vikaren har gjennomgått smittevernopplæring før de kan sendes på oppdrag hos virksomhetene i Oslo kommune.

Annen relevant informasjon

Leverandøren har fullt arbeidsgiveransvar for vikaren under avropet.

Leverandøren er ansvarlig for at vikarene overholder arbeidsmiljølovens bestemmelser så lenge vikarene har oppdrag hos leverandøren.

Det forventes at vikaren vil tilpasse seg gjeldende arbeidsrutiner, arbeidstid og arbeidsmiljø på arbeidsplassen.

Oppdragsgiver stiller krav til at følgende dokumenter skal signeres før oppstart hos leverandøren: taushetserklæring og eventuelle retningslinjer. Hvis stillingen påkrever det må vikaren også påregne og signere andre virksomhetsspesifikke erklæringer.

Disse dokumentene sørger leverandøren for at vikaren signerer før avropets oppstart:
Taushetserklæring for Oslo kommune (Word)
Etiske regler for Oslo kommune (PDF)

Leverandørene skal så langt som mulig forsøke å stille de samme vikarer til rådighet for oppdragsgiver.

Oppdragsgiver skal fritt kunne disponere vikaren (iht. vikarens faglige kvalifikasjoner) til andre oppgaver og avdelinger enn det som opprinnelig var planlagt, dersom aktiviteter eller interne forhold hos oppdragsgiver tilsier det. Leverandøren skal i slike tilfeller varsles.

Vikarbyrådirektivet

Hovedinnholdet i vikarbyrådirektivet er likebehandlingsprinsippet, som innebærer at arbeidstakere som blir leid ut fra et vikarbyrå, skal ha de samme lønns- og arbeidsvilkår mens de er i innleievirksomheten som de ville fått ved direkte ansettelse.

Relevant nettsted: Vikarbyrådirektivet (url)

Priser

Kostnaden for innleie av vikar på renhold er følgende:

Allmenngjort tariff for renholdsbedrifter + påslagsprosent = totalpris på tjenesten

På områder som er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale skal medvirkende arbeiders lønns- og arbeidsvilkår ikke være dårligere enn allmenngjøringsforskriften for den aktuelle bransje.

Det er leverandøren sitt ansvar å ha riktig avlønning iht. den allmenngjorte tariffen for renholdsbedrifter.

Påslagsprosenten skal inkludere alle sosiale utgifter og administrative gebyrer. Oppdragsgiver skal med andre ord ikke belastet med andre utgifter/gebyrer enn det som er bakt inn i påslagsprosenten. Påslagsprosenten er oppgitt uten mva.

Vennligst se påslagsprosentene til de ulike leverandørene i dokumentet «Prisinformasjon» under Dokumenter lengst ned på siden.

Relevante nettsteder:
Oslo kommunes tariff (url)
Dok 25 (url)

Bestilling

Leverandørene er rangert i henhold til rekkefølgen oppgitt under. Den leverandøren som er rangert som nummer 1 (Personalhuset Staffing Group AS) skal alltid kontaktes først og skal tildeles avropet dersom denne leverandøren har ledig kapasitet.

Dersom Personalhuset Staffing Group AS ikke har ledig kapasitet, og derfor ikke kan dekke oppdragsgivers behov, kontaktes leverandør nr. 2 (Adecco Norge AS).

Leverandør 1
Personalhuset Staffing Group AS
E-post: renhold@personalhuset.no
Bestilling/vakttelefon: 406 49 485

Leverandør 2
Adecco Norge AS
E-post: hospitality.oslo@adecco.no
Bestilling/vakttelefon: 22 47 57 67

Krav til responstid

Leverandøren plikter å besvare alle mottatte forespørsler innenfor angitte responstider. Dette gjelder også i de tilfeller hvor leverandøren ikke kan tilby vikar iht. mottatt forespørsel.

Akutte/hasteoppdrag
Frist for responstid maksimum 30 minutter fra oppdragsgiver henvender seg til leverandøren til leverandøren presenterer vikaren med navn og CV.

Planlagte/lengre oppdrag
Frist for responstid maksimum 24 timer fra oppdragsgiver henvender seg til leverandøren til leverandøren presenterer vikaren med navn og CV.

Frist for den konkrete forespørselen oppgis ved henvendelse til leverandøren. Dersom leverandøren ikke opprettholder fristen for den konkrete forespørselen vil Oppdragsgiver gå videre til neste leverandør på listen.

Oppdragsbekreftelse

Avrop på samkjøpsavtalen skal foretas skriftlig per e-post, brev eller elektronisk overføring. Ved hastebestilling kan telefon benyttes. Bestilling skal så bekreftes skriftlig fra leverandør.

Skriftlig bekreftelse på avrop/bestilling fra leverandør skal inneholde følgende opplysninger: navn på oppdragsssted, bestillers navn, ressursnr., vikarens navn, oppstartsdato, sluttdato, avtalt tarifflønn, språknivå og ansiennitet.

Fakturering

På fakturaen skal det fremkomme vikarens navn, lønnstrinn (tariff) og påslagsprosent.

Avregning skjer i henhold til timelister, attestert og godkjent av ansvarlig person hos oppdragsgiver, før faktura utsendes. Det er viktig at de fristene vikarbyråene setter på godkjenning av timelister blir overholdt.

Overtid må avtales med leverandøren og faktureres der denne er godkjent av virksomheten og blir avlønnet etter Oslo kommunes tariff eller den allmenngjorte tariffen.

Dersom leverandøren leverer vikar med høyere kompetanse enn virksomheten har bestilt, faktureres virksomheten for den kompetansegraden som ble bestilt, og ikke den høyere kompetansen som ble levert.

Avbestilling

Bestiller kan, helt eller delvis, avbestille oppdrag med 14 kalenderdagers skriftlig varsel til Leverandør, regnet fra dagen avbestillingen er sendt. 

Dersom det ikke er behov for vikaren i oppsigelsestiden skal Leverandøren forsøke å omdisponere vikaren til annet oppdrag raskest mulig. Dersom det lykkes bortfaller Bestillers betalingsforpliktelser i oppsigelsestiden.

Forlengelse av oppdraget

Oppdragsgiver kan forlenge et oppdrag når dette dreier som om en sammenhengende forlengelse av det aktuelle oppdraget (samme avdeling/seksjon). Dette forutsetter en godkjennelse fra leverandøren og at forlengelsen kan utføres av den samme vikaren.

Dokumenter

Informasjonsmøte for virksomhetene 28.01.2022 (PDF)
Rundskriv (PDF)
Prisinformasjon (word)
Konkurransegrunnlag (word)
Kravspesifikasjon (word)
Samkjøpskontrakt (PDF)