Bevaring og kassasjon

Oslo kommune har en felles bevarings- og kassasjonsplan (OKA) som gjelder for alle kommunens virksomheter. Bevarings- og kassasjonsbestemmelsene gjelder for alt materiale, uavhengig av system, plattform, format o.l.

Mer informasjon om bevarings- og kassasjonsplanen og gjeldende versjon finner du på intranettsiden OKA - klassifikasjon og bevarings- og kassasjonsplan.

Krav til bevaring og kassasjon

Oslo kommune utfører mange lovpålagte oppgaver der arkivmaterialet må bevares for ettertiden, eksempelvis fordi det dokumenterer rettigheter til innbyggere eller virksomheter. I riksarkivarens forskrift kapittel 7 er det minimumskrav til bevaring for noen sakstyper. For sakstyper der det ikke er bevaringspåbud kan kommunen selv vurdere merbevaring og kassasjon.

EUs personvernforordning (GDPR) ble i 2018 gjennomført i norsk lov gjennom personopplysningsloven, og stiller krav til behandling av personopplysninger. Personopplysninger skal etter forordningens krav være adekvate, relevante og begrenset til det som er nødvendig for formålene de skal behandles for, såkalt dataminimering. Personopplysningene skal ikke behandles for andre formål og over en lengre tidsperiode enn de ble samlet inn for, såkalt formålsbegrensning. Samtidig gir forordningen dekning for at personopplysninger kan bevares ut i fra et arkivformål i allmennhetens interesse ut over originalformålet til behandlingen.

Bestemmelsene i bevarings- og kassasjonsplanen er vurdert på bakgrunn av kravene til bevaring i riksarkivarens forskrift, og behovet for merbevaring og kassasjon der det ikke er krav til bevaring. Grunner til merbevaring kan for eksempel være at materialet belyser viktige historiske hendelser og vil ha stor verdi for ettertiden, slik som dokumentasjon av krisehåndteringen ved Covid-19/Korona-pandemien. Grunner til å velge kassasjon kan være at dokumentasjonen inneholder personopplysninger og kommunens behov for tilgang til dokumentasjonen er tidsbegrenset, slik som stillingssøknader til ikke antatte søkere.

Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for alle kommunens funksjoner og oppgaver er beskrevet i bevarings- og kassasjonsplanen.

Gjennomføring av kassasjon

Det er i utgangspunktet ikke tillatt å slette dokumentasjon i Oslo kommune med mindre dette er hjemlet i bevarings- og kassasjonsregelverket. Dette gjelder uavhengig av system eller format. Fra 1. februar 2014 trådte nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser i kraft. De nye reglene har tilbakevirkende kraft og gjelder alt materiale skapt etter 1950. Alle veiledere, instrukser og lignende som henviser til gamle kassasjonsregler i Oslo kommune må derfor regnes som utgått.

Det er ikke tillatt å kassere dokumentasjon som etter OKA skal bevares og avleveres til Byarkivet som er kommunens arkivdepot. For dokumentasjon som etter bevarings- og kassasjonsplanen skal kasseres kan ikke kassasjon utføres før kassasjonsfristen er utløpt.

Dersom arkivmaterialet skal kasseres etter bestemmelsene i bevarings- og kassasjonsplanen skal det etter arkivinstruksen (1999) punkt 3.3. føres protokoll for materiale som kasseres, og følgende mal benyttes:

• Mal for kassasjonsprotokoll (DOCX) 

Kassasjon skal dokumenteres i virksomhetens arkivplan, og kassasjonsprotokollen skal være med som vedlegg til denne. Kopi av kassasjonsprotokollen oversendes Byarkivet.