Regelverk og veiledning for arkiv

Her finner du lenker til lover, instrukser og veiledere som angår arkiv. Merk at for fagsaker kan det være lover som legger føringer for arkivdanningen som ikke er nevnt her. 

Overordnet lov- og regelverk som gjelder alle offentlige virksomheter

Relevante lover for arkiv kan søkes opp på lovdata.no. Alle ansatte i oslo kommune kan opprette egen konto på lovdata.no med sin @oslo.kommune.no-epost. Med denne kontoen kan man få varsling på epost når det gjøres endringer i lovverket.

Noen relevante lover for arkiv:

• lov om arkiv (arkivlova)
• forskrift om offentlege arkiv (arkivforskrifta)
• forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (forskrift om behandling av offentlige arkiver)
• lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova)
• lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningslova)

Instrukser og veiledninger fra Rådhuset, Byrådet og Bystyret

Vi gjør oppmerksom på at gjeldende instrukser, vedtekter og rundskriv for kommunen kan finnes på regelverksdatabasen.

• Arkivinstruks for Oslo kommune (Bystyresak 407/99) (PDF 86 KB)
• Instruks for informasjonssikkerhet (Brv-1105/13) (PDF 129 KB)
• Revidert instruks for bruk av elektronisk post i Oslo kommune (Byrådets rundskriv 24/2001) (DOC)

Veiledninger fra Byarkivet

• Veiledning til bevarings- og kassasjonsprosjekt i Oslo kommune (PDF) (versjon 1-1. mars 2017)
• Ordning av arkiv for avlevering 2011
• Veiledning i arkivering av personalsaker (DOC) og tilhørende matrise (XLS) (Ny versjon 2014. Revidert feb. 2015 - under revisjon per august 2022)
• Felles arkivnøkkel for Oslo kommune 3. utgave, 2002 (utgått) (PDF)
• Retningslinjer for journalføring og arkivering av anskaffelsessaker (PDF) (revidert desember 2015)
• Veiledning - Elektronisk arkivering av saksdokumenter i Oslo kommune (DOC)- Versjon 3.0 - mai 2014
• Mal for arkivplan (DOC) (revidert nov. 2016)
• Mal for rutinedokumenter (DOC) (revidert nov. 2016)

Veiledninger fra Arkivverket

Arkivverket har samlet sine veiledere for offentlig sektor.

Samleside for alle veilederne

• Veileder for dokumentasjon av arkivansvar
• Etablere internkontroll for arkiv
• Veileder for systemoversikt med beskrivelser
• Veileder for dokumentasjonskrav for fullelektroniske arkivsystemer
• Hvordan planlegge langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale?
• Veileder for arkivering og journalføring i departementene og statlige virksomheter
• Arkivvettregler i krisetid

Andre veiledere

• Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten (PDF) (Utgitt av KS - mars 2015)
• Veileder for arkivering fra sosiale medier (Nettside hos Digitaliseringsdirektoratet - udatert 2020)

Utgåtte instrukser

• Regler for offentlighet i Oslo kommune (Brv 1132/03)  (DOC)
• Instruks for elektronisk arkivering av saksdokumenter i Oslo kommune -Er vedtatt men ikke gjort gjeldende, vil erstattes. 
• Byarkivets "Veiledning i periodisering" fra 2001 er trukket tilbake. Ta kontakt med Byarkivet ved planlagt periodisering og deponering.
• Midlertidige retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i Oslo kommunes arkiver 1994 er utgått - Erstattet av Kapittel V i "Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver". Ta kontakt med Byarkivet ved spørsmål.
• Instruks for klientmapper i barnevernet 1994 er utgått. Det henvises  til Felleskriv nr. 3/2007: Arkiveringsregler for tjenester med personrettede tiltak