Instruks for virksomhetsstyring
Sist oppdatert: 21.04.2023
Instruks for virksomhetsstyring har et todelt virkeområde: Den gjelder (1) Byrådsavdelingenes styring med og oppfølging av underliggende virksomheter, og (2) den interne styringen og oppfølgingen innad i den enkelte virksomhet. For bydelene og foretakene gjelder dette innen rammene for byrådets og den enkelte byråds instruksjonsmyndighet (jf. kommuneloven, bydelsreglementet, og Instruks for styring av Oslo kommunes kommunale foretak i foretaksmøte og vedtekter).
I staten omtales gjerne (1) som etatsstyring og (2) som virksomhetsstyring (egenstyring). Oslo kommunes instruks gjelder altså begge deler.
Instruksen er vedtatt av byrådet i byrådssak 1036/22 Ny instruks for virksomhetsstyring i Oslo kommune (PDF).
1. Formål og virkeområde. Definisjon av virksomhetsstyring
2. Myndighet, roller og ansvar i virksomhetsstyringen
3. Krav til virksomhetsstyringen
3.1 Mål- og resultatstyring
3.2 Beslutningsgrunnlag og gjennomføring av politiske vedtak mv.
3.3 Overholdelse av lover og regler, korrekt saksbehandling og rettslig posisjon
3.4 Risikostyring og internkontroll
3.5 Anskaffelser
3.6 Forebygging av korrupsjon og misligheter
3.7 IKT og digitalisering
3.8 Informasjonssikkerhet og personvern
3.9 Arbeidsgiverrollen
3.10 Samfunnssikkerhet og beredskap
3.11 Åpenhet, kommunikasjon og innbyggermedvirkning
4. Ikrafttreden, opphevelse av tidligere vedtak
1 Formål og virkeområde. Definisjon av virksomhetsstyring
1.1 Formål
Formålet med instruksen er å:
a) fastsette overordnede krav til virksomhetsstyring som legger til rette for gode styrings- og ledelsesprosesser
b) sikre grunnlag for effektiv måloppnåelse i henhold til politiske vedtak, tildelt budsjett og relevante lover og forskrifter, samt instrukser og reglementer
c) forebygge styringssvikt og motvirke og bekjempe korrupsjon og misligheter
d) sikre god tjenesteyting og myndighetsutøvelse overfor innbyggerne
e) legge grunnlaget for bedre resultater ved å tilrettelegge for læring, kompetansehevende tiltak og kontinuerlige forbedringer av kvalitet og effektivitet i oppgaveløsningen.
1.2 Virkeområde
Instruksen gjelder for byrådsavdelingenes styring med og oppfølging av underliggende virksomheter og den interne styringen og oppfølgingen innen den enkelte virksomhet, som omfatter etater, bydelsadministrasjoner innen rammen av bydelsreglementet og foretak innen rammen av kommuneloven kapittel 9, instruks for styring av Oslo kommunes kommunale foretak i foretaksmøte og vedtekter.
1.3 Definisjon av virksomhetsstyring
Virksomhetsstyring er prosessen som omfatter oppfølging av fastsatte mål, planlegging av hvordan målene skal nås, løpende rapportering og risikovurdering, analyser av situasjonen og utforming og iverksetting av korrigerende tiltak for å nå fastsatte mål.
Virksomhetsstyring omfatter ledelse, styring og kontroll som er innrettet på å gjennomføre politiske vedtak, herunder følge opp budsjetter og planer. Virksomhetsstyringen skal sikre at lover og regelverk overholdes. Virksomhetsstyringen skal bidra til å skape best mulige resultater på de områdene der kommunen er tjenesteleverandør, forvaltningsorgan og tilrettelegger.
Tilbake til toppen.
2. Myndighet, roller og ansvar i virksomhetsstyringen
2.1 Byrådet og byrådenes instruksjonsmyndighet overfor underliggende virksomheter utøves gjennom vedkommende byrådsavdeling, jf. Reglement for byrådet § 3-1 femte ledd. Byrådsavdelingene har på vegne av byrådet ansvar for å føre tilsyn og kontroll med underliggende virksomheter.
2.2 Byrådsavdelingen skal legge til rette for en styringsdialog som sikrer omforent forankring og forståelse for mål, strategier, tiltak og forventninger til resultatoppfølging og rapportering.
2.3 Virksomhetsleder er administrativt underlagt kommunaldirektør i byrådsavdelingene på vegne av den enkelte byråd, dersom ikke annet er bestemt i lov, reglement og vedtekter mv.
2.4 Virksomhetsleder har administrativt, organisatorisk, faglig og økonomisk ansvar og myndighet for virksomheten hvis ikke annet er bestemt av overordnet organ. Det nærmere innholdet i myndigheten følger og begrenses av budsjettvedtak, delegasjonsvedtak, instrukser og reglementer.
2.5 Virksomhetsleder skal gjennomføre vedtak fattet i overordnede organer innen vedtatte ressursrammer og gjeldende lover og regler, rapportere avvik til overordnet nivå, iverksette korrigerende tiltak og melde fra om forhold av betydning for oppnåelse av mål og overholdelse av lov og regelverk.
Tilbake til toppen.
3. Krav til virksomhetsstyringen
3.1 Mål- og resultatstyring
3.1.1 Bystyrets budsjettvedtak – tallbudsjett, mål, resultatindikatorer og verbalvedtak – er ramme for virksomhetsstyringen.
3.1.2 Byrådsavdelingene skal gjennom årlige tildelingsbrev formidle bystyrets budsjettvedtak og presisere forventninger knyttet til dette og eventuelle særskilte oppdrag. Dette arbeidet skal gjennomføres ved dialog mellom byrådsavdeling og virksomhet.
3.1.3 Byrådsavdelingene har ansvar for at det føres en dialog om håndtering av nye eller endrede krav eller føringer som kan påvirke virksomhetenes prioriteringer, budsjettrammer og resultatkrav nedfelt i tildelingsbrev.
3.1.4 I den enkelte virksomhet skal mål- og resultatkrav defineres i strategi- og årsplaner som beskriver virksomhetens viktigste resultatambisjoner basert på overordnede føringer.
3.1.5 Virksomhetsleder skal redegjøre for virksomhetens risikobilde og umiddelbart varsle overordnet byrådsavdeling dersom det avdekkes vesentlige avvik.
3.1.6 Internt i virksomhetene og mellom virksomhet og byrådsavdeling skal det gjennomføres resultatoppfølging med en hyppighet og omfang tilpasset virksomhetens risikonivå og egenart. I resultatoppfølgingen skal status på framdrift og prognose for måloppnåelse synliggjøres. Ved oppståtte eller forventede avvik skal det iverksettes korrigerende tiltak.
3.1.7 For investeringer skal virksomhetene følge de kravene til faser, kvalitetssikring, roller og ansvar som gjelder for Oslo kommune, samt benytte standard kravspesifikasjoner der det er vedtatt.
Les mer:
- Budsjett, regnskap og rapportering
- Oversikt over alle tildelingsbrev siste tre år
- Byrådssak 1055/17 Tillitsbasert styring og ledelse i Oslo kommune
- Retningslinjer for byrådsavdelingenes styringsdialog med underliggende etater
3.2 Beslutningsgrunnlag og gjennomføring av politiske vedtak mv.
3.2.1 Byrådsavdelingene og virksomhetene skal fremskaffe gode beslutningsgrunnlag, i tråd med prinsippet om fullført saksbehandling – herunder at saker som fremmes, skal være tilstrekkelig opplyst, at medvirkning er ivaretatt, og at relevante aktører har blitt hørt.
3.2.2 Byrådsavdelingene og virksomhetene har et felles ansvar for å ta initiativ til samhandling og samordning mellom sektorer og virksomheter der det er nødvendig for å nå felles eller overordnede mål, gjennomføre vedtatte planer og strategier og skape bedre tjenester for innbyggerne.
3.2.3 Byrådsavdelingene og virksomhetene skal ha rutiner som sikrer at byråds- og bystyrevedtak, inklusive flertallsmerknader og verbalvedtak, systematisk fanges opp og følges opp.
3.2.4 Den enkelte virksomhetsleder skal holde seg orientert om aktuelle politiske vedtak og holde byrådsavdelingen orientert om forhold av betydning for tjenesteproduksjon, ivaretakelse av lover og regelverk og en samordnet og effektiv gjennomføring av politiske vedtak.
Les mer:
3.3 Overholdelse av lover og regler, korrekt saksbehandling og rettslig posisjon
3.3.1 Alle virksomheter skal ha etablert rutiner for å overholde lover og regelverk.
3.3.2 Alle virksomheter skal i tråd med rettsinstruksen påse at de juridiske sider ved en sak, herunder avtalerettslige, forvaltningsrettslige, anskaffelses- og statsstøtterettslige og merverdiavgiftsrettslige forhold, er tilstrekkelig utredet før avgjørelse fattes eller kontrakt inngås.
3.3.3 Alle virksomheter skal ha eller innhente tilstrekkelig kompetanse til å ivareta korrekt saksbehandling og til å ivareta kommunens rettslige posisjon, herunder også privatrettslig posisjon.
3.3.4 Alle virksomheter skal benytte egen juridisk kompetanse før Kommuneadvokaten bringes inn. Se for øvrig rettsinstruksen om plikt og rett til å forelegge saker for Kommuneadvokaten.
3.3.5 Alle virksomheter skal ha oversikt over gjeldende fullmakter, lov- og regelverk og avtaler som har betydning for oppgaveutførelsen og kommunens rettslige posisjon.
Les mer:
3.4 Risikostyring og internkontroll
3.4.1 Risikostyring skal være integrert i virksomhetsstyringen. Byrådsavdelingene og virksomhetene skal ha et godt bilde av risiko på eget område og et bevisst forhold til hvilket risikonivå som kan aksepteres.
3.4.2 Byrådsavdelingene og virksomhetene skal gjennomføre risikovurderinger i samsvar med kravene i Instruks for internkontroll.
3.4.3 Risikovurderinger skal dokumenteres og følges opp i styringsdialogen og internt i virksomhetene. Det skal løpende vurderes behov for risikoreduserende tiltak og kontrollaktiviteter.
3.4.4 System for internkontroll skal etableres, dokumenteres og følges opp i tråd med Instruks for internkontroll.
Les mer:
3.5 Anskaffelser
3.5.1 Virksomhetsleder skal sikre at alle anskaffelser bidrar til å dekke kommunens behov på en effektiv måte, og at anskaffelser brukes strategisk for å fremme samfunnsansvar.
3.5.2 Virksomhetsleder skal sørge for tilstrekkelig bestiller-, anskaffelsesfaglig- og juridisk kompetanse til at virksomheten kan gjennomføre juridisk korrekte, formålstjenlige og kostnadseffektive anskaffelser for å dekke virksomhetens behov.
3.5.3 Virksomhetsleder skal sørge for en organisering av arbeidet som synliggjør roller og ansvar i anskaffelsesprosessene. Nødvendige fullmakter skal gjenspeile disse og må legge til rette for en forsvarlig og effektiv ivaretakelse av kommunens interesser på alle stadier i en anskaffelsesprosess.
3.5.4 Virksomhetsleder skal sørge for at virksomheten har oppdaterte, risikotilpassede rutiner for internkontroll på anskaffelsesområdet.
3.5.5 Virksomhetsleder skal sørge for at det er utarbeidet en oversikt over planlagte anskaffelser.
3.5.6 Virksomhetsleder skal signere behovsmelding, kontrakter og kontraktstrategi for større anskaffelser.
3.5.7 Virksomhetsleder må sørge for at det gjennomføres risikovurderinger av leverandør og leveranse i alle faser av anskaffelsesprosesser. Risikovurderingene må tilpasses anskaffelsens betydning og omfang, og i samfunnskritiske anskaffelser må relevante virksomheter og overordnet byrådsavdeling involveres.
3.5.8 Virksomhetene skal på grunnlag av risikovurdering av inngåtte kontrakter sette inn tiltak som sikrer effektiv kontraktsoppfølging.
3.5.9 Virksomhetsleder skal sikre at det på bakgrunn av risikobaserte vurderinger gjennomføres jevnlige kontroller av leverandørenes kontraktansvar, inkludert samfunnsansvar. På grunnlag av kontrollene skal det iverksettes nødvendige tiltak, inkludert tiltak for å sikre etterlevelse av bestemmelser knyttet til lønn- og arbeidsforhold, bruk av lærlinger og viktige miljø-, etiske og sosiale krav.
Les mer på felles intranett:
3.6 Forebygging av korrupsjon og misligheter
3.6.1 Virksomhetsleder skal påse at virksomheten følger opp de til enhver tid gjeldende overordnede føringer for kommunens antikorrupsjonsarbeid.
3.6.2 Virksomhetene skal ha en systematisk og dokumentert prosess for identifisering, vurdering, håndtering og oppfølging av risiko for økonomiske misligheter, korrupsjon og korrupsjonslignende forhold.
Les mer:
- Nettverk for forebygging av korrupsjon
- Antikorrupsjonsprogram for Oslo kommune (byrådssak 357/19 og bystyrevedtak 26.02.20)
3.7 IKT og digitalisering
3.7.1 Virksomhetsleder skal sikre målrettet og strategisk bruk av IKT og digitalisering i oppgaveutførelse og tjenesteutvikling, i tråd med gjeldende regler og føringer.
3.7.2 Virksomhetsleder har ansvar for styring og ledelse av IKT og digitalisering i virksomheten innen rammen av de til enhver tid gjeldende regelverk og overordnede føringer på IKT- og digitaliseringsområdet.
3.7.3 Virksomhetene skal benytte de felles- og sektorsystemer, felleskomponenter, standarder, metoder og verktøy som det til enhver tid er fastsatt at kommunen skal benytte.
Les mer på felles intranett:
3.8 Informasjonssikkerhet og personvern
3.8.1 Virksomhetsleder har ansvar for å ha styring og kontroll på informasjonssikkerhets- og personvernområdet, herunder sørge for en klar fordeling av roller og ansvar og risikobasert styring og kontroll.
3.8.2 Risikovurderinger skal utgjøre en sentral del av grunnlaget for å velge ut tiltak på informasjonssikkerhets- og personvernområdet. Vurdering av sårbarheter og trusler må inngå i dette arbeidet. Virksomhetens tiltak for å ivareta informasjonssikkerhet skal dokumenteres.
3.8.3 Virksomhetsleder må gjennom opplæring og rekruttering sørge for at virksomheten har tilstrekkelig kompetanse for å ivareta ansvaret for informasjonssikkerhet og personvern innen egen virksomhet.
3.8.4 Arbeid med informasjonssikkerhet og personvern skal foregå innenfor rammen av de til enhver tid gjeldende lover, regelverk og kommunens føringer på området.
Les mer på felles intranett:
3.9 Arbeidsgiverrollen
3.9.1 Alle virksomheter skal følge opp kommunens til enhver tid gjeldende personalpolitiske regelverk og strategidokumenter, herunder utvikle rutiner og systemer for ivaretakelse av arbeidstakernes individuelle og kollektive rettigheter og plikter.
3.9.2 Utøvelse av arbeidsgiverfunksjonen skal ivareta arbeidsgivers styringsrett og det handlingsrom som ligger innenfor lov- og avtaleverk.
3.9.3 Virksomhetsleder har ansvar for å utvikle et godt arbeidsmiljø i samarbeid med arbeidstakerne, arbeidstakerorganisasjonene og vernetjenesten.
3.9.4 Alle virksomheter skal gjøre risikovurderinger av personal- og HMS-prosessene som en del av virksomhetsstyringen.
3.9.5 Utøvelse av lederfunksjonen i virksomheten skal skje i samsvar med kommunens ledelsesprinsipper, verdigrunnlag og etiske regler.
3.9.6 Virksomheten skal sikre ansattes ytringsfrihet, bidra til god ytringskultur og legge til rette for trygg varsling for arbeidstakerne.
3.9.7 Organisering og bemanning av virksomheten skal skje ut fra hensyn til kvalitet for brukerne, de ansattes helse, miljø og sikkerhet, effektiv oppgaveløsning og klar fordeling av roller og ansvar.
3.9.8 Virksomheten skal til enhver tid sørge for å ha tilstrekkelig kompetanse for å ivareta sine oppgaver. Kompetanseutvikling skal rettes mot strategisk viktige områder og ivareta behov for omstilling, samhandling og innovasjon.
3.9.9 Tiltak for standardisering, effektivisering og kvalitetssikring av arbeidsprosessene skal være del av arbeidet for å oppnå kontinuerlig forbedring og fornyelse.
Les mer på felles intranett:
3.10 Samfunnssikkerhet og beredskap
3.10.1 Virksomhetsleder har ansvar for at virksomheten arbeider systematisk, helhetlig og koordinert med samfunnssikkerhet og beredskap.
3.10.2 Virksomheten skal ha en oppdatert og helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) for sitt ansvarsområde. Risiko- og sårbarhetsanalyser skal være tilpasset overordnet ROS-analyse for Oslo kommune.
3.10.3 Virksomheten skal ha en oppdatert beredskapsplan i tråd med fastsatte krav i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Virksomhetens plan skal være samordnet med andre relevante aktører og det overordnete planverket i kommunen.
3.10.4 Virksomheten skal sørge for opplæring og kompetanseheving. Det skal gjennomføres øvelser minimum annethvert år. Øvelsene skal være tilpasset virksomhetens egenart, risiko og portefølje.
3.10.5 Virksomhetene skal gjennomføre evalueringer når risikobildet og virksomhetens egenart tilsier det, og etter krisehåndtering av uønskede hendelser. Evalueringenes omfang skal være forholdsmessige og tilpasset hendelsene.
Les mer på felles intranett:
3.11 Åpenhet, kommunikasjon og innbyggermedvirkning
3.11.1 Virksomhetsleder har ansvar for at virksomheten utvikler en kultur som fremmer åpenhet og god kommunikasjon.
3.11.2 Virksomhetsleder har ansvar for at virksomheten har gode rutiner og praksis for journalføring og håndtering av innsynsbegjæringer i tråd med regelverket.
3.11.3 Virksomhetsleder har ansvar for at de ansatte har tilstrekkelig kunnskap om regelverket om offentlighet og journalføring.
3.11.4 Virksomhetsleder skal påse at virksomhetens eksterne informasjon er egnet til å nå ut til innbyggerne og gjøre dem kjent med rettigheter, plikter og muligheter. Virksomhetsleder skal legge til rette for en god og opplyst offentlig samtale på sine områder.
3.11.5 Virksomhetene skal involvere innbyggerne i sin tjenesteyting og tjenesteutvikling, tilpasset innbyggernes behov og tjenestenes egenart.
Les mer på felles intranett:
4. Ikrafttreden, opphevelse av tidligere vedtak
Instruksen trer i kraft fra vedtaksdato. Fra samme tidspunkt oppheves Instruks for virksomhetsstyring, vedtatt 02.07.2015, endret i sak byrådssak 1107/016 og sist i sak 1104/17.