Matvarer, meieri, frukt og grønt (detaljist)

Sist oppdatert: 12.04.2023

Oda Norway AS er leverandør av mat og drikke til mindre virksomheter i Oslo kommune.

Avtalen gjelder fra 16. januar 2023 - 14. januar 2025, med mulighet for forlengelse i 1+1 år.

Hvem skal bruke avtalen?

Virksomheter med et årlig matbudsjett på mindre enn 500 000 kroner skal i hovedsak benytte denne avtalen. Dette er virksomheter som kjøper og lager mat til et mindre antall mennesker, og som ofte har begrensede lagringsmuligheter både for tørr-, kjøl- og frysevarer.

Hva kan kjøpes gjennom avtalen? 

Avtalen er en totalavtale for alle matvarekategorier virksomheten har behov for. Alle produkter som typisk er tilgjengelig i en dagligvarebutikk vil være tilgjengelig på avtalen. Dette kan for eksempel være:

  • meieriprodukter og egg
  • drikkevarer
  • kaffe, te og tørrvarer
  • pålegg og salater
  • fisk og skalldyr
  • kjøtt og fjærkre
  • brød og kaker
  • sjokolade, is og snacks
  • ferskt frukt og grønt

Egne avtaler for å kjøpe større forpakninger og antall

For storkjøkken gjelder egne avtaler:

Enkelte mindre virksomheter kan unntaksvis ha behov for å kjøpe større forpakninger og antall. Hvis kravet til minimumsordre i storkjøkkenavtalene er oppfylt, kan disse virksomhetene bruke storkjøkkenavtalene. Les mer om forutsetninger for å bruke disse avtalene. 

For øvrig skal Oda samarbeide med kommunen om å ta inn enkelte produkter i større forpakningsstørrelser som virksomhetene ofte handler mye av.

Servietter, papptallerkener og oppbevaringsprodukter

Trenger du forbruksmateriell som engangsprodukter, aluminiumsfolie/brødposer, vaskemiddel eller oppbevaringsprodukter? Da bruker du samkjøpsavtalen for forbruksmateriell med Maske AS.

Slik bestiller du varer

Du bestiller varer via nettbutikken oda.no.

Opprette brukerkonto

  • Gå inn på nettsiden nettbutikken oda.no
  • Velg «Lag konto» øverst til høyre på siden
  • Velg deretter «Bedriftskunde» og registrerer nødvendige opplysninger (se nedenfor om organisasjonsnummer)

Det tar ett til to døgn for din brukerkonto blir koblet opp mot Oslo kommunes avtalesortiment og avtalens priser/betingelser, som for eksempel fri frakt. Ta kontakt med Oda kundeservice dersom det haster.

Gå til Oda kundeservice (oda.no).

Spesielt om organisasjonsnummer

I feltet organisasjonsnummer skal du legge inn etatens eller bydelenes organisasjonsnummer, ikke organisasjonsnummeret til nøyaktig den delen av kommunen du jobber. Dette er nødvendig for at EHF-faktura blir sendt til riktig sted.

Skal du for eksempel bestille mat til skolen du jobber, skal du bruke Utdanningsetatens organisasjonsnummer (brreg.no), og ikke organisasjonsnummeret til skolen.

Faktura og betaling

Etter at du har opprettet brukerkonto, må ressursnummer for fakturering legges inn på din profil slik at faktura sendes til korrekt godkjenner i fakturasystemet.

  • Klikk på brukersymbolet øverst til høyre,
  • Deretter velger du «Din profil» og «Betaling».
  • Legg inn ressursnummer i feltet «Fakturareferanse 1»

Faktura sendes ikke på e-post.

Feilmelding?

Ta kontakt med Oda kundeservice hvis får feilmelding ved registrering, for eksempel ved validering av organisasjonsnummer. Du får raskest hjelp om du bruker chat eller telefon.

Gå til Oda kundeservice (oda.no).

Priser

Prisene i nettbutikken inkluderer alle kostnader, som emballasje, transport, ekspedisjonsgebyr, fakturagebyr, toll, skatter, avgifter, proveny og lignende.

Det er gratis levering for alle bestillinger over 600,- kroner. Ved bestillinger som lavere enn dette beløpet kan Oda pålegge leveringsgebyr på opptil 200,- kroner. Ved avtale om kortere leveringstid kan Oda pålegge et hasteleveringsgebyr.

Alle prisene på avtalesortimentet er faste, men reguleres to ganger i året.

Avtalen har et avtalesortiment på om lag 500 produkter fordelt over alle matvarekategoriene. Avtalesortiment vil bli tydelig merket i nettbutikken, men denne funksjonaliteten er per 19. mars ikke klar.

Gebyr for pappesker vil bli fjernet

Ved utsjekk i nettbutikken blir det lagt til et gebyr for pappesker. Oda jobber med å fjerne denne tilleggskostnaden. Virksomhetene vil bli kreditert alle kostnader knyttet til pappesker så snart de har funnet en løsning på problemet.

Levering

  • For å velge leveringstidspunkt for bestillingen din, klikk «Velg utlevering først» øverst i nettbutikken.
  • Det er gratis levering for alle bestillinger over 600,- kroner. Har ikke brukerkontoen din gratis levering? Da er ikke kontoen tilknyttet Oslo kommunes avtale. Ta kontakt med Oda kundeservice.
  • Maksimal leveringstid er 3 virkedager fra bestilling når bestillingen er mottatt av Oda innenfor vanlig arbeidstid (man-fre mellom kl. 9 og 15). Bestillinger utenfor vanlig arbeidstid er å regne som mottatt neste virkedag kl. 9.
  • Kortere leveringstid kan avtales med den enkelte bestiller mot et hasteleveringsgebyr.

Leveringstid og sted - andre minimumskrav til leverandøren

  • Hele leveransen skal leveres samtidig, med mindre annet er avtalt med den som har bestilt.
  • Leveringssted er anvist sted på̊ adressen til den enkelte virksomhet (bestiller) som avroper på̊ samkjøpsavtalen, med mindre annet er særskilt avtalt.
  • Levering skjer når leveransen er mottatt og overlevert til den som har bestilt på avtalt leveringssted til avtalt tid.
    • Kvittering for mottak av leveransen er ikke en aksept av eventuelle avvik, eksempelvis pris, feil vare, mengde og kvalitet.
  • Leverandøren skal til enhver tid sikre at leveransen ved overleveringen står sikkert og ikke er utsatt for værforhold.

Forsinkelse

Forsinkelse eller forventet forsinket leveringstid skal straks meldes til den som har bestilt. Ved forsinkelse utover 24 timer, står den som har bestilt fritt til å kansellere bestillingen, samt kjøpe hos annen leverandør, uavhengig av samkjøpsavtalen. Dersom du benytter retten til å kjøpe den aktuelle varen hos en annen leverandør, er Oda forpliktet til å dekke dine merutgifter i forbindelse med dette.

Minimumsordre

Ordrestørrelsen for den enkelte virksomhet skal være minst 600,- kr ekskl. merverdiavgift (mva).

Ved ordre under minimumsbeløp kan Oda pålegge bestiller et leveringsgebyr på opptil 200,- ekskl. merverdiavgift (mva).

Enkelte virksomheter som i hovedsak er forpliktet av detaljistavtalen, kan unntaksvis ha behov for å kjøpe større forpakninger og antall. Hvis kravet til minimumsordre i storkjøkkenavtalene er oppfylt, kan disse virksomhetene bruke storkjøkkenavtalene. Se den enkelte storkjøkkenavtale for veiledning og betingelser.

Oppfølging av avtale

Alle som foretar bestillinger på avtalen må følge opp egne bestillinger. Dette innebærer oppfølging av priser, levering og fakturering. Eventuelle avvik fra betingelser meldes til avtaleforvalter I UKE, som tar dette videre med leverandør.

Avvik og reklamasjoner tas med Oda

Avvik i den enkelte bestilling og levering skal tas med Oda kundeservce: 

Når saken er mottatt får du en automatisk bekreftelse på e-post med saksnummer.

Rutinen gjelder for alle typer avvik, som transportskadet vare, feilplukk/manko, holdbarhetsavvik, feilevering, feilbestilt vare og feil i faktura.

Miljø- og samfunnsansvar

Det er et særlig fokus på sunn og bærekraftig mat i samkjøpsavtalen. I avtalen er at det er stilt krav til at leverandøren skal støtte arbeidet for å nå de strategiske målsettingene til Oslo kommune på matområdet.

Overordnet er kravet delt inn i følgende hovedområder:

  1. Plantebasert kost:
    • Leverandøren bør ha relevante og gjennomførbare tiltak som kan tilrettelegge for kjøttreduksjon og øke andel plantebasert kost i kommunens bestillinger og mattilbud.
  2. Sesongbaserte råvarer:
    • Leverandøren bør ha relevante og gjennomførbare tiltak for å bidra til å øke andelen sesongbaserte råvarer.
  3. Rettferdigsertifiserte varer:
    • Leverandøren bør ha relevante og gjennomførbare tiltak for å bidra til å øke andelen rettferdigsertifiserte produkter som bestilles fra kommunens virksomheter.

Menyplanleggingsverktøy tilpasset barnehager

Oda skal utvikle et menyplanleggingsverktøy særlig tilpasset barnehager. Mer informasjon om dette kommer i februar 2023. Det vil bli gjennomført en pilot med flere barnehager våren 2023.  

Kontaktperson Oda

Lars Michaelsen
Growth Lead B2B
E-post: lars.michaelsen@oda.com

Dokumenter

Avtaleforvalter i UKE

Hilde Grønstad Skar