Overgang til elektronisk arkiv

Sist oppdatert: 18.10.2022

I dag arbeider man i hovedsak digitalt og mange virksomheter har allerede avviklet papirarkiv. For de virksomhetene som fortsatt har papirarkiv er det et viktig digitaliseringstiltak å gjennomføre overgangen til elektronisk arkiv. I den sammenheng er det viktig at man utvikler nye rutiner, periodiserer arkivet og oppdaterer arkivplanen. I tillegg skal overgangen godkjennes av Byarkivet.

I god tid før oppstart må virksomheten utarbeide en prosessplan for arbeidet mot elektronisk arkiv i egen virksomhet. Skjemaet Plan for overgang til elektronisk arkiv (DOC) sendes så til Byarkivet. Prosessen bør være ledelsesforankret.

Byarkivet har utarbeidet en sjekkliste (DOC) som er ment som en hjelp til virksomheter som ønsker å gå over fra arkivering på papir til elektronisk arkivering. Sjekklisten gjelder både for standard sak-/arkivsystemer og fagsystemer. Sjekklisten fungerer også som en egenerklæring for Oslo kommunes virksomheter på at de har gjennomført punktene på listen. Virksomheten skal like før eller like etter overgang signere og levere denne sjekklisten til Byarkivet. I forbindelse med overgangen har vi en tre-måneders prøveperiode hvor virksomheten tester ut om rutinene fungerer.

Når det har vært gjennomført en vellykket prøveperiode skal skjemaet Melding om overgang til elektronisk arkiv (DOC) sendes til Byarkivet for endelig godkjenning av elektronisk arkiv. Skjemaet fungerer som en slags "egenerklæring" på at rutinene er implementert og at systemet er stabilt.

Når virksomheten har fått endelig godkjenning på overgang til elektronisk arkiv, er de digitale filene med metadata arkivoriginalen, og virksomheten kan makulere eventuelle papirdokumenter. Vi anbefaler at papirdokumenter bunkelegges i 3 måneder før makulering for å ha tid til å fange opp eventuell feil ved skanning.

Krav til elektroniske systemer som lagrer dokumentasjon

Overgang til elektronisk arkiv

Skjemaer/dokumenter til nedlastning:

Fant du det du lette etter