Kom i gang med fulltekstpublisering

Se Powerpointene
Hva kan publiseres på eInnsyn? (PPT) 
Hvorfor fulltekstpublisering og hvordan komme i gang (PPT)

Det kan være lurt å starte med fulltekstpublisering skritt for skritt. Under finner du eksempler på hva du kan starte med:

• dokumenter som allerede er gitt innsyn i
• utgående brev
• enkelte saksområder/sakstyper/arkivdeler/arkivserier som er mye etterspurt og ikke er unntatt offentlighet

Husk at taushetsbelagt informasjon ikke skal fulltekstpubliseres.

For organisering av arbeidet se Byarkivets Forslag til generisk plan for innføring av fulltekstpublisering (DOC).

 

Oversikt over hva som kan publiseres

For å få oversikt over hva som kan publiseres bør det gjennomføres en kartlegging.
Se Byarkivets Mal for risiko- og sårbarhetsvurdering av informasjon og dokumenttyper (DOC).

Tips til kartleggingsarbeidet:

• forankre i ledelsen
• få med deg andre kollegaer
• ta utgangspunkt i funksjonene og aktivitetene  beskrevet i klassifikasjonssystemet. Identifiser dokumentene/dokumenttypene og knytt informasjonsverdier til dokumenttypene. Se mal fra Byarkivet.
• gjenbruk tidligere kartlegginger. Et eksempel er behandlingsoversikten. Dokumentet gir oversikt over hvilke kategorier av personopplysninger som behandles, hvordan opplysningene er samlet inn og grunnlaget for å behandle personopplysninger for de ulike formål. Les mer om behandleroversikten,

 Å ha oversikt over virksomhetens dokumentasjon er en forutsetning for digitalisering og effektiv gjenbruk av dokumentasjon. Dette er også viktig ved overgang til Acos websak og er nyttig ved innføring av internkontroll for arkiv som offentlige virksomheter ble pålagt i ny arkivforkrift som trådte i kraft 1. januar 2018.

Endringsledelse

Fulltekstpublisering innebærer en omlegging i måten å arbeide på og innebærer en endring for de ansatte. Det er viktig at brukerne lærer seg nye rutiner og blir trygge. For å trygge saksbehandlere og ledere bør virksomheten jobbe systematisk med endringsledelse og tilføres kompetanse på offentlighetsvurdering.

Difi har laget en "Kokebok for eInnsyn" som hjelper deg med å implementere og endre vaner i forbindelse med innføringen av eInnsyn:  

• Gjør implementeringen av eInnsyn viktig (Difi.no)
• Gjør endringen tydelig for organisasjonen (Difi.no).
• Få endringen til å skje (Difi.no)
• Få endringen til å vare (Difi.no)

Kurs i offentleglova og innsyn:

DIFIs e-læringskurs ligger på DIFIs læringsplattform

Kurs legges ut i Kunderportalen til Utviklings- og kompetanseetaten.

Veiledningsfilm (Youtube) med intervju av Ole Knut Løstegaard, fagansvarlig for offentlighetsloven i Justisdepartementet