Om arkivdokumenter i fagsystem

Egner ditt fagsystem seg for arkivering av dokumenter?

Byarkivet har laget et analyseverktøy for en kvalifisert prioritering mellom flere systemer, for å se hvilke systemer som har størst behov for arkivfaglig tilpassning. Har du flere virksomhetsspesifikke systemer, og vil prioritere mellom disse, kan du laste ned verktøyet, legge inn B/K-verdier for systemets fagområde og gjennomføre en analyse.

Verktøyet er basert på informasjonssikkerhetsverktøyet til kommunen, men er tilpasser arkivfaglige krav og hendelser.

Vi tar utgangspunkt i 4 tenkte tilfeller:

Tap av innhold, manglende kvalitet, vanskeligheter med å følge opp henvendelser og vanskeligheter med å svar ut innsynsbegjæringer

Vi angir sannsynligheten for at arkivverdig informasjon mangler i 4 tenkte innfallsvinkler:

På grunn av systemfunksjonalitet mens systemet er i bruk og når det skal tas uttrekk fra systemet, manglende rutiner eller menneskelige ressurser og  grad av manuell arkiveringsmetode og tidspunkt for denne.

Lenke til ROS analyseverktøy (xlsm)
Lenke til Akseptkriterier (docx)
Lenke til oppskrift til hvordan verktøyet benyttes (docx)