Rammeavtale for ekstern kvalitetssikring av investeringsprosjekter

Avtaleperiode

10. juni 2020 - 8. juni 2023 med mulighet for forlengelse i 1 år.

Avtalen omfatter

Formålet med avtalen er primært å ha tilgang på konsulenter som kan foreta ekstern kvalitetssikring av prosjekter i henhold til kommunens instruks for beslutningsprosesser i investeringsprosjekter (KS1 av konseptvalgutredningen og KS2 av styringsdokument og prosjekteringsgrunnlag).

I tillegg til oppgavene over har kommunen behov for bistand til ekstern kvalitetssikring av andre deler av prosjektene. Det kan gjøres avrop for ekstern kvalitetssikring av prosjekter med lavere kostnadsramme, eller prosjekter med annen offentlig delfinansiering eller annet offentlig engasjement som garantiansvar og lignende. Det kan også være kvalitetssikring av andre deler av prosjektene, som kvalitetssikring i initieringsfasen eller i gjennomføringsfasen, eller oppgaver knyttet til spesifikke deler av prosjektenes dokumenter og leveranser. Ekstern kvalitetssikring av behovsplaner, supplerende analyser og utredninger for å forbedre beslutnings- og styringsunderlaget er også dekket av avtalen. Det siste formålet er blant annet å dekke kommunens behov for bistand til å utvikle, implementere og etterleve kommunens prosjektmetodikk.

Leverandører

Atkins Norge AS
Marstrand AS
Dovre Group Consulting AS
Ernst&Young AS
Holte Consulting AS
Metier OEC AS
PricewaterhouseCoopers AS

Bestillingsinformasjon

Rammeavtalen gjelder for byrådsavdelingene, virksomhetene og kommunalt eide aksjeselskaper.

Det er den overordnede byrådsavdeling som har ansvaret for gjennomføring av KS1 og KS2, jf. Instruks for beslutningsprosessen i investeringsprosjekter, og for disse oppdragene må denne rammeavtalen benyttes.

For andre typer oppdrag omfattet av avtalen kan avtales benyttes.

Det er den enkelte bruker av rammeavtalen som er ansvarlig for å gjennomføre avrop. Avrop skal gjøres som minikonkurranse,Minikonkurransene skal gjennomføres i kommunens konkurransegjennomføringsverktøy (p.t. EU-Supply). For byrådsavdelingene skal avrop i KGV gjøres av BLK.

Minikonkurransene skal vurderes etter følgende kriterier
Pris (kan ikke være høyere enn prisen tilbudt i konkurransen)
Leveringstid
Oppdragsforståelse

Det vil variere fra minikonkurranse til minikonkurranse hvilke av de ovenstående kriterier som vil bli vektlagt og den interne vektingen mellom de valgte kriteriene.

Oppfølging av avtalen

Den enkelte virksomhet har ansvar for å sette seg inn i kontraktsbetingelsene og sikre at leveransen og fakturaen kontrolleres.  Det skal alltid kontrolleres om man har fått det man har bestilt, riktig mengde, riktig kvalitet, riktig pris og til rett tid.

Det er virksomhetenes ansvar å reklamere og eventuelt kreve dagbot fra leverandøren dersom leveransen ikke er i henhold til det som er avtalt.

Virksomhetene har ansvar for å gi tilbakemelding til Byrådsavdeling for finans dersom leverandørene ikke oppfyller kontraktskravene og eventuelt andre forhold som kan være av betydning for kontrakten.

Dokumenter (ligger også i KGV)

Rammeavtale SSA-R (PDF)
Bilag til rammeavtale (PDF)
Kontrakt for avrop SSA-O (Word))
Bilag til avropskontrakt (Word)
Mal for invitasjonsbrev i KGV (Word)
Brukerveiledning for minikonkurranse (Word)