Henting, ombruk og gjenvinning av IKT-utstyr

Avtaleperiode

7. januar 2022 - 6. januar 2024 med mulighet for forlengelse 2+1 år 

Avtalen omfatter

Avtalen skal bidra til å sikre lenger levetid for kommunens IKT-utstyr gjennom å tilrettelegge for eksternt ombruk.

Elektronisk avfall er verdens raskest voksende avfallsstrøm, hvor mye av det håndteres på en usikker måte, forårsaker forurensning og tap av verdifulle og begrensede ressurser. IKT-utstyr produseres dessuten med konfliktmineraler som er knyttet til brudd på menneskerettigheter. Dette er bakgrunnen for hvorfor det er viktig å sikre god ressursutnyttelse gjennom utvidet levetid og ombruk av IKT-utstyr.

For å sikre lenger levetid forutsettes det at IKT-utstyr virksomhetene ikke lengere har behov for ikke blir liggende ubrukt over tid, da rest- og bruksverdi for ombruk kan tape seg. Ved å bestille henting gjennom OsloKollega AS raskt bidrar virksomhetene til Oslo kommunes mål om bærekraftig og redusert forbruk.

Avtalen gjelder henting, sikker sletting, gjenvinning og ombruk av Oslo kommune IKT-utstyr på Leverandørens egen regning og risiko, hvor vederlaget består av at eiendomsretten overføres til Leverandøren.

Med mindre virksomhetene benytter seg av andre tjenester eller avtaler med samme formål er de forpliktet til å benytte seg av denne avtalen for henting, gjenvinning og ombruk av IKT-utstyr.

Avtalen omfatter følgende IKT-utstyr: PC-er, telefoner, prosjektorer, skjermer, løse prosessorer, lagringsmedia, mindre skrivere, tastatur, mus, kabler og annet lett IKT-kontorutstyr.

Leverandøren henter ikke: forbrukselektronikk som ikke er IKT-relatert, kopimaskiner, multifunksjonsmaskiner og brukte tonerkassetter. For mer informasjon om returordning knyttet til multifunksjonsmaskiner og tonerkassetter se slenke til intranettside: Multifuksjonsmaskiner (URL)

Leverandør 

OsloKollega AS
 

Veiledning for forberedelse før bestilling og henting

Fristilling av utstyr:

For å sikre at IKT-utstyret kan få utvidet levetid er det essensielt at virksomhetene setter seg inn og følger den veiledende instruksen for fristilling av IKT-utstyr for ombruk før bestilling og henting gjennomføres: Lenke til veiledning (Word).

Dette gjelder særlig ved henting av mobiltelefoner da disse må settes til fabrikkinnstillinger og kontoer må logges ut av/slås av.

Noen av rutinene i instruksen må gjennomføres når bruker av utstyr leverer dette inn til 1. linje IKT innad i egen virksomhet. Ved å ikke slå av personlige passord og lignende vil utstyr være låst og det vil ikke være mulig å ombruke utstyret. Det er dermed gunstig at 1.linje IKT følger instruksen uavhengig av når det planlegges å bestille henting.

Forberedelser før henting:

Virksomhetene bør tenke miljøvennlig og forsøke å samle opp flere artikler for hver enkelt avhenting. Disse må samles opp og stå klart da det ikke er Leverandørs oppgave å tømme rom/lager. Dette kan resultere i utstyr som ikke skal innleveres tas med.

Hvis virksomhetene forbereder henting ved å pakke utstyret er det viktig å være oppmerksom på å ikke fylle esker så tungt at de blir vanskelige å flytte på. Ved henting skal virksomhetenes kontaktperson være tilstede.

Mer informasjon om forberedelser og forutsetninger for henting står beskrevet i bestillingsskjemaet.

Kontaktinformasjon leverandør:​
E-post: henting@oslokollega.no

Kontaktperson: Jan Einar Høvik

Telefon: 930 70 457

Lenke til bestillingsskjema med informasjon om forberedelser før henting (Word)

Ved bestilling skal utstyr hentes innen 7 virkedager fra forespørsel om henting mottas. Dersom oppdraget er av en slik størrelse eller kompleksitet at det ikke kan gjennomføres innen fristen skal Leverandøren gi bestiller beskjed om dette og foreslå en egen frist. Denne fristen skal i alle tilfeller ikke overstige 14 virkedager.

OsloKollega AS vil ved mottak av bestillingsskjema gi virksomheten tilbakemelding på når artiklene vil hentes.

 

Oppfølging av avtale 

Avtaleforvalter i UKE har ansvar for «systemoppfølging» av avtalen. Dette innebærer oppfølging av merkantile bestemmelser som miljø og samfunnsansvar, jevnlige samarbeidsmøter med leverandør, fortløpende dialog ved innmeldt avvik med mer. Den enkelte virksomhet har ansvar for å følge opp egne bestillinger, se utfyllende beskrivelse under.

Bestillers ansvar for oppfølging 

Alle som foretar bestillinger på avtalen har ansvar for å sette seg inn i kontraktbetingelsene og sikre at leverandøren forholder seg til kontrakten. Dette innebærer særlig oppfølging av egne enkeltbestillinger på henting og levering av utstyr, sikker sletting og at leverandør benytter seg av nullutslippskjøretøy i gjennomføringen.

Eventuelle avvik fra betingelser meldes til avtaleforvalter som tar dette videre med leverandør.

 

Miljø- og samfunnsansvar

Kjøretøy og drivstoff:

For kjøretøy som har en tillatt totalvekt under 3,5 tonn forplikter leverandøren seg til å benytte enten nullutslippskjøretøy (dvs. batterielektrisk eller hydrogen) eller biogasskjøretøy som minimum oppfyller euroklasse 6/VI i gjennomføringen av avtalen (last mile). Kravet kommer til anvendelse 24 måneder etter avtaleinngåelse (7. januar 2024).

For leveranser hvor det er behov for å benytte kjøretøy som har en tillatt totalvekt over 3,5 tonn, kommer kravet først til anvendelse 36 måneder etter avtaleinngåelse (7.januar 2025).

Dokumenter

Samkjøpsavtale (word)
Kravspesifikasjon (word)
Rundskriv for henting, ombruk  og gjenvinning av IKT-utstyr (PDF)
Veiledende instruks for fristilling av IKT-utstyr for ombruk (Word)
Bestillingsskjema med informasjon om forberedelser for henting (Word)