Vikartjenester Merkantilt personell

Avtaleperiode

23. januar 2022 – 31. januar 2024, med mulighet for opsjon i 1 + 1 år.

Avtalen omfatter

Formålet med samkjøpsavtalen på vikartjenester er å sikre tilgang til kvalifisert personell ved korttidsfravær, ved avvikling av ferie og ved ekstraordinære situasjoner hvor det er påkrevd å gå inn med flere ressurser enn det kommunen selv har til rådighet på det aktuelle tidspunktet.

Leverandøren skal i avtaleperioden levere vikarer innenfor områder som (listen er ikke uttømmende): saksbehandling, regnskapsmedarbeider/-konsulent, kontormedarbeider, sentralbord, resepsjon, arkiv, kundeservice og eksamensvakter.

Krav til vikaren

Krav til vikarene som skal sendes på oppdrag hos virksomhetene i Oslo kommune:

Vikaren skal ha gode norskkunnskaper.

Vikaren skal ha god generell kompetanse på bruk av IT som arbeidsverktøy.

Annen relevant informasjon

Leverandøren har fullt arbeidsgiveransvar for vikaren under avropet.

Leverandøren er ansvarlig for at vikarene overholder arbeidsmiljølovens bestemmelser så lenge vikarene har oppdrag hos leverandøren.

Det forventes at vikaren vil tilpasse seg gjeldende arbeidsrutiner, arbeidstid og arbeidsmiljø på arbeidsplassen.

Oppdragsgiver stiller krav til at følgende dokumenter skal signeres før oppstart hos leverandøren: taushetserklæring og eventuelle retningslinjer. Hvis stillingen påkrever det må vikaren også påregne og signere andre virksomhetsspesifikke erklæringer.

Disse dokumentene sørger leverandøren for at vikaren signerer før avropets oppstart:
Taushetserklæring for Oslo kommune (Word)
Etiske regler for Oslo kommune (PDF)

Leverandørene skal så langt som mulig forsøke å stille de samme vikarer til rådighet for oppdragsgiver.

Oppdragsgiver skal fritt kunne disponere vikaren (iht. vikarens faglige kvalifikasjoner) til andre oppgaver og avdelinger enn det som opprinnelig var planlagt, dersom aktiviteter eller interne forhold hos oppdragsgiver tilsier det. Leverandøren skal i slike tilfeller varsles.

Vikarbyrådirektivet

Hovedinnholdet i vikarbyrådirektivet er likebehandlingsprinsippet, som innebærer at arbeidstakere som blir leid ut fra et vikarbyrå, skal ha de samme lønns- og arbeidsvilkår mens de er i innleievirksomheten som de ville fått ved direkte ansettelse.

Relevant nettsted: Vikarbyrådirektivet (url)

Priser

Kostnaden for innleie av vikar er følgende:

Tarifflønn for Oslo kommune + påslagsprosent = totalpris på tjenesten

Vikarer skal ha de samme lønn- og arbeidsvilkår som ved direkte ansettelse i virksomheten for å utføre samme arbeid. I mange tilfeller vil det være naturlig å ta utgangspunkt i hva vedkommende ville fått ved en direkte midlertidig ansettelse i virksomheten.

Det er bestillers ansvar å gi informasjon til vikarbyrået om vikarens lønn før oppdraget starter. Det er leverandøren sitt ansvar å ha riktig avlønning iht. Oslo kommunes tariff (Dok 25).

Påslagsprosenten skal inkludere alle sosiale utgifter og administrative gebyrer. Oppdragsgiver skal med andre ord ikke belastet med andre utgifter/gebyrer enn det som er bakt inn i påslagsprosenten. Påslagsprosenten er oppgitt uten mva.

Vennligst se påslagsprosentene til de ulike leverandørene i dokumentet «Prisinformasjon» under Dokumenter lengst ned på siden.

Relevante nettsteder:

Oslo kommunes tariff (url)
Dok 25 (url)

Bestilling

Bestilleren kan velge mellom å benytte rangeringssystemet eller å gjennomføre en minikonkurranse.

Rangeringssystemet

Leverandørene er rangert i henhold til rekkefølgen oppgitt under. Den leverandøren som er rangert som nummer 1 (Personalhuset Staffing Group AS) skal alltid kontaktes først og skal tildeles avropet dersom denne leverandøren har ledig kapasitet.

Dersom Personalhuset Staffing Group AS ikke har ledig kapasitet, og derfor ikke kan dekke oppdragsgivers behov, kontaktes leverandør nr. 2 (BackUp Personell AS). Dersom leverandør 2 heller ikke har ledig kapasitet kontaktes leverandør nr. 3 (Manpower AS) osv.

Leverandør 1
Personalhuset Staffing Group AS
E-post: merkantilt@personalhuset.no
Bestilling/vakttelefon: 970 27 624

Leverandør 2
BackUp Personell AS
E-post: oslo.kommune@backup-personell.no
Bestilling/vakttelefon: 994 25 275

Leverandør 3
Manpower AS
E-post: team.ok@manpower.no
Bestilling/vakttelefon: 414 17 448

Leverandør 4
Adecco Norge AS
E-post: merkantilt.oslo@adecco.no
Bestilling/vakttelefon: 473 91 547

Minikonkurranser

Hvis en virksomhet velger å gjennomføre en minikonkurranse vil det være en konkurranse mellom de fire leverandørene på dette avtaleområdet om avropet. Leverandørene vil automatisk motta melding om hver ny minikonkurranse som legges ut.

Ved bruk av minikonkurranser kan virksomhetene i Oslo kommune velge mellom å gjennomføre minikonkurransene selv i vårt konkurransegjennomføringsverktøy EU-Supply eller benytte konsulentteamet for bistand til anskaffelser (url) i Utviklings- og kompetanseetaten.

For å foreta en minikonkurranse må man få tilgang til gjennomføring av minikonkurranser på vikartjenester i EU-Supply. Denne tilgangen fås ved henvendelse til avtaleforvalter eller til Innkjøpstjenester på e-post: sam.intranett@uke.oslo.kommune.no i Utviklings- og kompetanseetaten.

Minikonkurransene skal vurderes etter følgende kriterier:

Påslagprosent (kan ikke være høyere enn påslagsprosenten tilbudt i konkurransen)

Kompetanse (herunder CV og/eller intervju/samtale)

Det vil variere fra minikonkurranse til minikonkurranse hvilke av de ovenstående kriterier som vil bli vektlagt og den interne vektingen mellom de valgte kriteriene. Det skal oppgis i minikonkurransen hvordan tildelingskriteriene skal vektes, og leverandørene skal meddeles begrunnelse for valg av leverandør.

Under "Dokumenter til minikonkurranse" nedenfor ligger diverse dokumenter som skal benyttes ved utførelse av minikonkurranse.

Det er ikke tilbudsplikt ved førstegangs tilbudsforespørsel i minikonkurranser. Mottar ikke oppdragsgiver tilbud, kan oppdragsgiver velge enten å gå direkte til en leverandør uten å gjennomføre minikonkurranse, eller å gjennomføre en ny minikonkurranse.

Krav til responstid

Leverandøren plikter å besvare alle mottatte forespørsler innenfor angitte responstider. Dette gjelder også i de tilfeller hvor leverandøren ikke kan tilby vikar iht. mottatt forespørsel.

Akutte/hasteoppdrag
Frist for responstid maksimum 30 minutter fra oppdragsgiver henvender seg til leverandøren til leverandøren presenterer vikaren med navn og CV.

Planlagte/lengre oppdrag
Frist for responstid maksimum 24 timer fra oppdragsgiver henvender seg til leverandøren til leverandøren presenterer vikaren med navn og CV.

Frist for den konkrete forespørselen oppgis ved henvendelse til leverandøren. Dersom leverandøren ikke opprettholder fristen for den konkrete forespørselen vil Oppdragsgiver gå videre til neste leverandør på listen.

Oppdragsbekreftelse

Avrop på samkjøpsavtalen skal foretas skriftlig per e-post, brev eller elektronisk overføring. Ved hastebestilling kan telefon benyttes. Bestilling skal så bekreftes skriftlig fra leverandør.

Skriftlig bekreftelse på avrop/bestilling fra leverandør skal inneholde følgende opplysninger: navn på oppdragsssted, bestillers navn, ressursnr., vikarens navn, oppstartsdato, sluttdato, avtalt tarifflønn, språknivå og ansiennitet.

Fakturering

På fakturaen skal det fremkomme vikarens navn, lønnstrinn (tariff) og påslagsprosent.

Avregning skjer i henhold til timelister, attestert og godkjent av ansvarlig person hos oppdragsgiver, før faktura utsendes. Det er viktig at de fristene vikarbyråene setter på godkjenning av timelister blir overholdt.

Overtid må avtales med leverandøren og faktureres der denne er godkjent av virksomheten og blir avlønnet etter Oslo kommunes tariff eller den allmenngjorte tariffen.

Dersom leverandøren leverer vikar med høyere kompetanse enn virksomheten har bestilt, faktureres virksomheten for den kompetansegraden som ble bestilt, og ikke den høyere kompetansen som ble levert.

Avbestilling

Bestiller kan, helt eller delvis, avbestille oppdrag med 14 kalenderdagers skriftlig varsel til Leverandør, regnet fra dagen avbestillingen er sendt. 

Dersom det ikke er behov for vikaren i oppsigelsestiden skal Leverandøren forsøke å omdisponere vikaren til annet oppdrag raskest mulig. Dersom det lykkes bortfaller Bestillers betalingsforpliktelser i oppsigelsestiden.

Forlengelse av oppdraget

Oppdragsgiver kan forlenge et oppdrag når dette dreier som om en sammenhengende forlengelse av det aktuelle oppdraget (samme avdeling/seksjon). Dette forutsetter en godkjennelse fra leverandøren og at forlengelsen kan utføres av den samme vikaren.

Dokumenter til minikonkurranse

Tilbudsinnbydelse (word)
Prisskjema eksempel (excel)
Avropskontrakt (word)

Dokumenter

Informasjonmøte for virksomhetene 27.01.2022 (PDF)
Rundskriv (PDF)
Prisinformasjon (word)
Konkurransegrunnlag (word)
Kravspesifikasjon (word)
Samkjøpskontrakt (PDF)