Medarbeidersamtaler

Innhold

1. Bruk av medarbeidersamtaler
2. Hva medarbeidersamtalen er 
3. Forberedelse og gjennomføring
4. Innhold i medarbeidersamtalen
5. Medarbeidersamtalen som målstyringsverktøy
6. Medarbeidersamtalen som et kompetanseutviklingsverktøy
7. Medarbeidersamtalen som verktøy i HMS-arbeidet
8. Oppfølging
9. Forberedelsesskjema

 

Bruk av medarbeidersamtaler

Medarbeidersamtalen er en avtalefestet samtale i Oslo kommune. Det innebærer at dette er en samtale som både ledere og medarbeidere har nytte og glede av. Det er en del av lederjobben i Oslo kommune å holde medarbeidersamtaler med hver enkelt medarbeider en gang i året. Medarbeidere på sin side kan be om å få en medarbeidersamtale hvis lederen ikke selv tar initiativ til å avholde samtalene. Samtalene skal sikre en toveis kommunikasjon om jobbsituasjonen, om resultat-oppnåelsen og om medarbeiderens behov for kompetanseutvikling. Medarbeider-samtalen er derfor et målstyringsverktøy, et kompetanseutviklingsverktøy og et verktøy knyttet til HMS-arbeidet.

Hva medarbeidersamtalen er

Medarbeidersamtalen kan beskrives som en planlagt, systematisk og personlig samtale mellom leder og medarbeider. Med planlagt menes at den skal avtales i god tid, forberedes av begge parter og gjennomføres i samme tidsperiode hvert år. Den er systematisk fordi den følger en viss struktur og holdes regelmessig. At den er personlig innebærer at den kun foregår mellom to personer, og at den tar opp den enkelte medarbeiders arbeidssituasjon både arbeids- og miljømessig.

Forberedelse og gjennomføring

Grunnlaget for en vellykket medarbeidersamtale ligger i forberedelsen. Sted og møtetidspunkt avtales i god tid. Det er lurt å holde medarbeidersamtalen på et "nøytralt" sted, og man bør avsette 1 -2 timer. Det er viktig ikke å bli forstyrret!

Innhold i medarbeidersamtalen - samtaletema / forberedelser

Se veiledende maler til høyre til bruk i medarbeidersamtaler.

Medarbeidersamtalen som et målstyringsverktøy

Oslo kommune har innført målstyring som styringsprinsipp. Dette innebærer at alle oppgaver skal være forankret i mål. Målene er det viktigste verktøy vi har når det gjelder å planlegge og å prioritere. Det er derfor avgjørende at leder og medarbeider gjennom medarbeidersamtalen blir enige om hva målene er og hva de innebærer, på hvilke måter resultatene skal måles ol. Målet og resultatmålingen må være forstått og akseptert av den som har ansvaret for å nå målene. Målformuleringene må være konkrete, tydelige, realistiske og tidsbestemte, og helt konkret beskrive hvilke resultatbidrag den enkelte er ansvarlig for. Overordnede, ofte lite realistiske mål gir ingen drivkraft for den enkelte.

Framtidige arbeidsmål, som vi skal snakke om i medarbeidersamtalen, er ikke det vi gjør, men det vi skal oppnå med det vi gjør.

Skal man lykkes med å bruke medarbeidersamtalene i mål- og resultatorienteringens tjeneste, er det viktig å forankre samtalen i kommunens totale mål og planprosesser. Medarbeidersamtalens store styrke er dens individualisering og ansvarliggjøring av individet. Men denne effekten taper seg fort hvis ikke medarbeideren ser en klar sammenheng mellom sine arbeidsmål slik de er gjennomdrøftet i medarbeidersamtalen, virksomhetens overgripende mål og egen avdelings/seksjons tiltaksplaner.

Medarbeidersamtalen som et kompetanseutviklingsverktøy

Tema "personlig og faglig utvikling" skal fange opp medarbeiderens opplæringsbehov knyttet til nye arbeidsmål, utvikling innen eget fagområde, samt erfaringer med egne "kompetansehull" i jobbutførelsen.

Medarbeidersamtalen er det individuelle kompetansekartleggingsverktøyet og er derfor et viktig supplement til kartleggingen av fremtidige kompetansebehov, avledet av fremtidige mål og strategier for enheten.

"Den som har skoen på vet best hvor den trykker", medarbeidersamtalen skal ansvarliggjøre medarbeideren til selv å utvikle seg, og å lære seg nye ting i den daglige arbeidssituasjonen. Hva kan man lære av andre kollegaer, hva kan læres ved jobb-rotasjon, litteraturstudier, veiledning osv.? De fleste lærer mer i den daglige arbeidssituasjon enn på kurs. Det er lederens ansvar å legge forholdene til rette slik at læring kan finne sted i den praktiske hverdagen.

I dialogen knyttet til personlig og faglig utvikling skal medarbeideren som en del av forberedelsen ha tenkt igjennom hvor mange % av sin arbeidstid som ble brukt til kompetanseutvikling i fjor, samtidig som man blir enige om et realistisk timeforbruk for året som kommer.

Medarbeidersamtalen som et verktøy i HMS-arbeidet

Medarbeidersamtalen er et meget godt verktøy for å ta opp forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet (HMS). Ofte kan dette være forhold som påvirker medarbeiderenes trivsel, trygghet og motivasjon, som igjen kan påvirke både medarbeideres arbeidsinnsats og også sykefravær. Sykefraværet er i Oslo kommune, som for øvrig i landet, på vei opp igjen. Sykefravær og turnover er ofte blant de viktigste symptomer på at det er forhold i jobben, i arbeidssituasjonen og arbeidsmiljøet som svikter.

Det vil være naturlig å kunne ta opp HMS-forhold under samtaletemaene 3; Organisering av arbeidet og 4; Samarbeid og ledelse.

Oppfølging

Medarbeidersamtalens vellykkethet står og faller med gjennomføringen av diverse mål og tiltak som er avtalt, og som bør forankres i en plan for oppfølging. Hvis verken lederen eller medarbeideren følger opp sin del av samtalen, har ikke medarbeidersamtalen tjent sin hensikt. De siste minuttene i en medarbeidersamtale skal derfor benyttes til å skape enighet og forpliktelser om gjennomføringen. Begge er ansvarlige for oppfølgingsplanen og er forpliktet til på varsle hverandre ved avvik. På denne måten følges medarbeidersamtalen opp i form av mange små oppfølgingssamtaler i løpet av året.

Forberedelsesskjema

- tilpasset din egen enhet.
Ingen organisasjonsenheter er helt like og derfor vil innholdet i medarbeidersamtalene variere, fra enhet til enhet og fra år til år.
(Det ligger derfor ikke noe skjema å laste ned her - Ta kontakt med leder av din enhet.)