WebSak+ (Pluss)

Sist oppdatert: 20.12.2022

Her finner du en oversikt over videoene som inngår i eLæringen til WebSak+

Hvilken oppgave?

Videoer (åpnes i nettstedet Vimeo)

Jeg har aldri jobbet i en sak-/arkivløsning tidligere, og vet ikke helt hva jeg skal bruke den til.

Hvordan starte Websak+

Introduksjon

Viktige begreper

Funksjonalitet

Oversikt over kurver

Jeg skal legge en e-post jeg har mottatt inn i websak og behandle den. Jeg har ikke en sak fra før og må lage den også.

Opprette sak

Importere e-post til saken

Behandle e-posten med «Tatt til orientering»

Jeg har et inngående brev som jeg skal skrive et svarbrev til og deretter sende. Brevet skal godkjennes av to ledere.

Behandle inngående brev med nytt utgående dokument

Redigere dokumentet

Sende på godkjenning til to ledere

Sende/ekspedere dokumentet til mottaker

Jeg skal lage ett nytt utgående dokument på en sak som en kollega av meg jobber med. Det utgående dokumentet skal godkjennes av en leder før det sendes/ekspederes til mottakerne.

Søk opp saken til kolleagen din

Opprett det utgående dokumentet på saken

Legg inn eksterne mottakere av dokumentet

Redigere dokumentet

Sende på godkjenning til en leder

Sende/ekspedere dokumentet til mottaker(e)

Jeg er leder og trenger å vite hvordan jeg skal fordele dokumenter til medarbeidere i min avdeling/seksjon.

Fordele inngående dokument

Fordele interne notater

Jeg er leder og har fått dokumenter sendt til meg som jeg skal godkjenne.

Hvis du er eneste leder som skal godkjenne

Godkjenne

Avslå

 

Hvis du er en av flere ledere som skal godkjenne

Godkjenne

Avslå

Jeg har fått tre innsynskrav jeg skal behandle. Det ene skal avslås, og jeg må manuelt legge inn kravet før jeg behandler det

Det andre skal gis kun delvis innsyn i og det er litt tidkrevende så jeg må gi et foreløpig svar.

Det siste gir jeg fullt innsyn i, og det dokumentet vil jeg også fulltekstpublisere så den neste som vil ha innsyn ikke trenger å spørre.

Kort om funksjonalitet

Registrere innsynskrav manuelt på dokument
Avslå innsyn i alle dokumentfiler

Sende foreløpig svar
Gi delvis innsyn i dokument og dokumentfiler

Gi innsyn i alle dokumentfiler
Klargjøre dokumentfil for publisering på eInnsyn.no

Komplett oversikt over ressurser


Ny i WebSak
Slik starter du Websak+ (pdf)
Introduksjon til WebSak+ (video)
Viktige begreper i WebSak+(video)
Funksjonalitet i WebSak+ (video)
Oversikt over kurver i Websak+ (pdf)
Velge kurver til Arbeidsbordet ditt (video) 
Motta e-postvarsel fra WebSak+ (video) 
Slik åpner du din sekundærbruker i Websak+

Kontaktpersoner
Slik kontakter du Byarkivets dokumentsenter

Opprette og avslutte saker og dokumenter
Opprette sak (video)
Opprette utgående dokument (video)
Arkivere utgående dokument som er opprettet og allerede sendt utenfor Websak
Opprette N-notat (video)
Søke etter mottaker i adresseregister (video)
Registrere mottaker som ikke ligger i adresseregister (video)
Fjerne/feilregistrere dokument (video)
Avslutte sak (video)

Saksdokumenter og møte- og utvalgsbehandling
For saksbehandler:
Opprette saksdokument og melde opp til møte
Veileder for kopiering av tekst til riktekstbokser i Acos Møte
Vedtaksoppfølging

For møtedeltakere
Møteportalen - brukerveiledning

For møtesekretærer
Møtebehandlingsrutiner
Opprette møteinnkalling og møteprotokoll
Lage offentlig variant av møteprotokollen
Publisere møtedokumenter til eInnsyn
Publisere møtedokumenter til eInnsyn som er unntatt offentlighet
Publisere møtekalender til eInnsyn
Legge til vedlegg etter at sakskartet er låst

Jobbe med dokumenter
Redigere dokument, dokumentfil og sjekke inn fil (video)
Tilgangsstyre og skjerme dokument (video)
Gi lese- eller skrivetilgang til saksmappe eller dokument
Importere dokumentfil fra filområde (video)
Importere dokumentfil fra annet dokument (video)
Opprette ny versjon på dokumentfil (video)
Endre rekkefølge, plassering og slette dokumentfiler (video)
Hvordan kopiere dokumenter fra Websak+ til fagsystem for bydelene (pdf)

Importere e-post
Importere e-post til sak via Arkiver-knappen (video)
Importere e-post til sak via dra-og-slipp (video)
Importere e-post som vedlegg til dokumentfiler (video)
Importere e-post til sikker sone (pdf)
For bydelene - Importere e-post mottatt fra en annen bydel

Behandle og besvare dokumenter
Behandle inngående dokument med nytt utgående dokument (video)
Behandle inngående dokument med avskrivningskode (video)
Behandle inngående dokument med foreløpig svar (video)
Behandle inngående dokument med et annet utgående dokument i saken (pdf)
Endre opplysninger om mottaker av et dokument (pdf)
Behandle N-notat med avskrivningskode (video)
Behandle N-notat med nytt notat (pdf)
Fjerne dokumenter eller oppgaver fra kurv

Sende og behandle dokumenter til kommentering
Opprette oppgave - sende dokument til kommentering (pdf)
Sekvensiell oppgaveflyt - Opprette sekvensiell kommenteringsflyt (pdf)
Behandle oppgave - kommentere dokumentet (pdf)
Behandle sekvensiell oppgaveflyt - kommentere dokumentet (pdf)
Behandle oppgave - Beskjed (pdf)

Sende dokument til godkjenning
Opprette oppgave - Sende dokument til godkjenning (video)
Sekvensiell oppgaveflyt - Opprette sekvensiell godkjenningsflyt (video)
Sekvensiell oppgaveflyt - Se status og merknader på oppgaveflyt (video)

Ekspedere/sende ut dokument
Se merknad på godkjent dokument før ekspedering (video)
Sende/ekspedere utgående dokument (video)
Sende dokument på digital signering til ekstern mottaker - eSignering
Sende/ferdigstille interne notat (pdf)
For bydelene - ekspedere utgående dokument til annen bydel

Innsynsbehandling
Kort om innsynskrav og funksjonalitet i innsynsbildet (video)
Gi innsyn i alle dokumentfiler (video)
Avslå innsyn i alle dokumentfiler (video)
Slik bruker du sladdeverktøyet (video) 
Gi delvis innsyn i dokumentfiler uten å bruke sladdeverktøy (video)
Sende foreløpig svar (video)
Klargjøre dokumentfil for publisering på eInnsyn.no (video)
Registrere innsynskrav manuelt på dokument (video)
Slik fordeler du et innsynskrav i innsynsmodulen (pdf)

Finne fram og få oversikt
Søk (video)
Utvidet søk (video)
Legge til sak og dokumenter som favoritter (video) 

Stedfortreder
Registrere ny stedfortreder (video)
Fungere som stedfortreder (video)

Fordeling (lederoppgave)
Fordele inngående dokument (video)
Fordele notat (video)
Brukerveiledning - fordeling av dokumenter i Websak (pdf)

Behandle oppgaver og godkjenne  (lederoppgave)
Behandle oppgave - Godkjenne dokument (video)
Behandle oppgave - Godkjenner ikke dokument (video)
Sekvensiell oppgaveflyt - Godkjenne dokument (video)
Sekvensiell oppgaveflyt - Godkjenner ikke dokument (video)

Saksbehandlingskurs - del 1 (for bydelene)
Hva skal arkiveres
Oppbygning av Websak
Saksbehandling i Websak
Standiserte saksbehandlingsprosesser og kontaktinformasjon