Renholdstjenester

Sist oppdatert: 20.04.2023

Avtaleperiode

08.september 2021 – 07. september 2024 med mulighet for forlengelse med 1 år.

Avtalen omfatter

Samkjøpsavtalen for kjøp av renholdstjenester skal dekke Oslo kommunes virksomheters behov for både daglig renhold og periodisk renhold:

Med daglig renhold menes regelmessig renhold i henhold til NS-INSTA 800. Med periodisk renhold menes for eksempel skuring, tepperens, vedlikeholdsoljing og polishbehandling av gulv, grundigere nedvasking som for eksempel flytte/hovedrengjøring. Spesialrengjøring og utvendig vinduspuss er ikke omfattet av avtalen.

Les mer om INSTA 800 (PDF)

Det vil kunne forekomme renholdsoppdrag som ikke er iht INSTA-800 standarden. Dette må da fremgå ved bestilling av oppdrag.

Det er inngått avtale med 8 leverandører.

Leverandører

Leverandøroversikt med påslagsprosent (PDF)

Kontaktinformasjon leverandør

Ability FM Øst AS (tid AB Solutions Øst AS)
Kontaktperson:Trond Wisnes
Tlf: 971 45 490
E-post: trond.wisnes@ability.no

Anker Renhold AS
Kontaktperson: Marianne Hansen
Tlf: 959 82 515
E-post: marianne@anker-renhold.no

Coor Service Mangement AS
Kontaktperson: Kristine Espevoll
Tlf: 934 23 230
E-post:kristine.espevoll@coor.com

ISS Facility Services AS
Kontaktperson: Morten Nordby
Tlf: 928 91 646
E-post:morten.nordby@iss.no

Maid4You AS
Kontaktperson: Erik Wang
Tlf: 903 64 033
E-post:erik@maid4you.no

Ren Service AS
Kontaktperson: Siw Mjøllner
Tlf: 476 40 400
E-post: siw@renservice.no

4Service Eir Renhold AS (tidl. Royal Pluss AS)
Kontaktperson: Gro Mette Andersen
Tlf: 924 17 967
E-post:gro.andersen@4service.no

Toma Facility Norge AS
Kontaktperson: Amir Taha
Tlf: 932 69 817
E-post: amir.taha@toma.no

Bestillingsinformasjon

For oppdrag med anslått total kontraktsverdi under kroner 150 000,- eks mva gjelder ikke kravet om minikonkurranser. For disse oppdragene kan bestiller ta kontakt direkte med leverandøren, se kontaktinformasjon over.

Prising av denne type oppdrag skal ta utgangspunkt i et prosentpåslag på timelønn sammen med timeantall for oppdraget.

Minikonkurranser

Minikonkurranser gjennomføres i KGV: https://eu.eu-supply.com/oslo.asp

For avrop over kr 150 000,- ekskl. mva skal det gjennomføres minikonkurranse mellom alle leverandørene på avtalen.

Minikonkurransene vurderes etter ett eller flere av følgende tildelingskriterier:

Pris (skal aldri vektes mer enn 50% i minikonkurranser)
Kvalitet, herunder
Oppdragsforståelse
Kompetanse
Eventuelle andre forhold som har betydning for kvaliteten i den enkelte leveranse

Det vil variere fra minikonkurranse til minikonkurranse hvilke av de ovenstående kriterier som vil bli vektlagt og den interne vektingen mellom de valgte kriteriene.

Virksomhetene i Oslo kommune kan velge å gjennomføre minikonkurransene selv i konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV) ved hjelp av rutine og maler, se under Dokumenter.

Om man ønsker bistand, kan også kontakte konsulentteamet for bistand til anskaffelser (nettside) i Utviklings- og kompetanseetaten (UKE).

Det er opprettet en egen enhet i KGV som er tilgjengelig for alle virksomheter i Oslo kommune som har anskaffet denne tjenesten : https://eu.eu-supply.com/oslo.asp.

Denne enheten skal benyttes ved minikonkurranser på rammeavtaler. Tilgang til å gjennomføre minikonkurranser for renholdstjenester fås ved henvendelse til avtaleforvalter eller ved å sende e-post til seksjon for avtaleforvaltning på e-post sam.intranett@uke.oslo.kommune.no (e-postadresse)

Det skal det skrives egen avropskontrakt mellom virksomheten i Oslo kommune og den valgte leverandøren som definerer eventuelle spesielle forhold med leveransen. Avropsontrakten skal være vedlagt minikonkurransen. Avropsavtalene kan ha maksimal varighet på inntil 4 år.

Alle renholdsavtaler som inngås følges opp ved hjelp av HMSREG . Leverandør laster opp mannskapslistene i HMSREG, renholderne skal registrer seg inn og ut slik at vi ser hvem som er på jobb, og bestillere i kommunens virksomheter følge opp arbeidet via HMSREG.

Lenke til nettside: HMSREG

Oppfølging av avtale

Lenke til nettside: HMSREG

Brukerveildning for registering av avropskontrakter i HMSREG (Word)

Ta kontakt med brukerstøtte ved behov for bistand. E-post: hmsreg @uke.oslo.kommune.no

Leverandør laster opp mannskapslistene i HMSREG, aller enholdere skal registrer seg inn og ut i HMSREG. Dette følges opp med dagbøter for manglende registering.

Bestillers ansvar for oppfølging

Alle som bruker samkjøpsavtalen må sørge for å ha gode rutiner for oppfølging av sine avropsavtaler. Det er utarbeidet et eget system for oppfølging, hvor bestillers ansvar fremgår.

Alle som foretar bestillinger på avtalen må følge opp enkeltbestillinger dette innebærer oppfølging av priser, levering og fakturering. Eventuelle avvik fra betingelser meldes til avtaleforvalter som tar dette videre med leverandør.

Avtaleforvalter i UKE sitt ansvar for oppfølging

UKE har overordnet ansvar for oppfølging avtalen. Dette innebærer oppfølging av merkantile bestemmelser som miljø og samfunnsansvar, fakturainnhold, prisjusteringer, eventuelle endringer i varesortiment, jevnlige samarbeidsmøter med leverandør, fortløpende dialog ved innmeldt avvik med mer.

Tarifflønn

Det er innført en almmenngjort tariff på renholdsområdet. Les mer om dette på Arbeidstilsynet sider, lenke til nettside:allmenngjort tariffavtale på renholdsområdet. Dette betyr at arbeidstakere som utfører renholdsarbeid for Oslo kommune skal (minst) ha lønns- og arbeidsvilkår i tråd med den allmenngjorte tariffavtalen.

Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter stiller krav om at oppdragsgiver gjennomfører «nødvendig kontroll» av rammeavtalen for å sikre at arbeidstakerne minst får lønns- og arbeidsvilkår som er i overensstemmelse med allmenngjøringsforskriften for renhold. UKE tar hovedansvar for oppfølgingen på overordnet nivå og vil iverksette nødvendige kontroller, her under stedlig kontroll samt kontroll av arbeidsavtaler og lønnsinnberetning.

Alle som bestiller renhold har ansvar for at det ved kontakt med leverandørene skal det informeres om at virksomhetens arbeidstakere minst skal ha de lønns- og arbeidsvilkår som følger av gjeldende allmenngjøringsforskrift. Bestiller skal også påse at lønns- og arbeidsvilkår hos leverandøren er i samsvar med gjeldende allmenngjøringsforskrifter og at det skal iverksettes systemer og rutiner for å undersøke og om nødvendig følge opp at allmenngjøringsforskriften etterleves.

Bestiller må derfor sørge for å ha gode rutiner for oppfølging av sine avropsavtaler og følgende krav stilles til oppfølging på bestiller nivå. Det er utviklet eget system for oppfølging av renholdskontrakter. Bestillers ansvar er omtalt i pkt 6:

System for oppfølgning av lønns- og arbeidsvilkår samt ivaretakelse av informasjons- og påseplikt for Oslo kommunes rammeavtale for kjøp av renholdstjenester (PDF)

Ved kontroll skal det benyttes skjema for kontroll:

Skjema for bestillerkontroll (Word)

Miljø- og samfunnsansvar

Det er satt strenge krav til hvilke kjemikalier som kan benyttes i det daglige renholdet og hvilke kjemikalier som ikke tillates. Det er satt krav til leverandørenes kompetanse og rutiner innen dosering og håndtering av kjemikalier, og det er et krav at alle har retursystem for emballasje.

Leverandøren forplikter seg til kun å benytte elsykler og/eller kjøretøy som enten er nullutslippskjøretøy (dvs. batterielektrisk eller hydrogen) eller biogasskjøretøy som minimum oppfyller euroklasse 6/VI i gjennomføringen av kontrakten.

Det er satt en frist på 6 måneder fra kontraktsignering for å oppnå 50 % andel nullutslippskjøretøy eller biogasskjøretøy, og frist på 12 måneder fra kontraktsignering for å oppnå 100 % andel nullutslippskjøretøy eller biogasskjøretøy til gjennomføring av kontrakten.